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Cliquez sur le bouton "Paramètres" en haut à droite de l'écran , puis sur la vignette "Entreprise". Ouvrez la section "Autres paramètres"
Important : il ne s'agit pas ici d'une signature électronique répondant à la Règlementation Européenne eIDAS, mais simplement du scan de votre signature manuelle qui sera apposée automatiquement sur vos devis si vous le souhaitez. Cette signature n'a pas de valeur juridique, mais uniquement une valeur commerciale.
Recherchez le fichier image de votre signature sur votre ordinateur, et importez le (tampon signé pris en photo ou scanné par exemple)
Le fichier image doit être au format "png" ou "jpg".
Les fichiers .pdf, .docx ne sont pas des images et ne sont pas reconnus.
Généralement, il faudra retoucher l'image avant de l'importer, notamment pour enlever tout le blanc autour de la signature si vous l'avez scannée au format A4 par exemple.
Votre signature d'entreprise pourra alors être ajoutée à vos modèles de documents en cliquant sur l'emplacement choisi dans le modèle de document puis en cliquant sur l'icône "image" de la barre de traitement de texte. Comment personnaliser mes modèles de documents ?
Dans la vignette "Autres paramètres", définissez la durée de validité par défaut de vos devis, par exemple 15 jours, ou 3 mois.
La durée sera appliquée par défaut lorsque vous créez un nouveau devis, en affichant la date de validité du devis
Cette date pourra être modifiée sur le devis.
Il est parfois utile, pour certaines entreprises, d'afficher des prix unitaires sur 3 décimales par exemple.
Pour la France, le nombre de décimales par défaut est 2, vous pouvez l'adapter selon vos besoins.
En France, dans le cadre de la réforme de la facture électronique, il sera bientôt obligatoire de préciser si la facture que vous établissez concerne une prestation de services, une livraison de biens, ou les deux.
Cette mention est déjà prévue dans ProGBat, il convient de préciser ici le cas le plus courant. Bien entendu, vous pourrez modifier la mention pour chaque devis/facture lorsque le cas se présente.
Passez la souris sur la vignette, un petit crayon apparaît pour ouvrir le formulaire d'édition de vos conditions de règlement par défaut, c'est à dire celles qui s'appliquent automatiquement lorsque vous créez un devis.
Sur ProGBat, vous pourrez définir des conditions de règlement à plusieurs niveaux, qui sont appliquées dans cet ordre :
Choisissez "Règlement comptant" si votre client doit vous régler à la réception de la facture, c'est à dire sans délai.
Choisissez "Règlement avec délai" pour paramétrer le délai de paiement :
Saisissez par exemple 30 (jours), et choisissez "fixe" ou "fin de mois".
Fixe : Si la facture est validée le 15 du mois, l'échéance sera le 15 du mois suivant
Fin de mois : Si la facture est validée le 15 du mois, l'échéance sera le 30 (31) du mois suivant.
Jour du mois suivant : Si vous avez choisi une échéance fin de mois, vous pouvez préciser un jour du mois suivant :
Par exemple vous avez choisi 30 jours fin de mois le 10 (jour du mois suivant),
L'échéance sera le 10 du mois M+2.
ProGBat permet de créer plusieurs modèles de conditions générales de ventes, par exemple pour afficher des conditions différentes selon que le client soit un particulier ou un professionnel, ou encore pour un marché public.
Sélectionnez ici le modèle "par défaut", celui utilisé le plus souvent.
Si vous définissez un modèle spécifique dans la fiche client, le modèle sera automatiquement appliqué dans le devis en lui attribuant le client.
Enfin, vous pouvez à tout moment appliquer le modèle de votre choix dans un devis.
Saisissez le mode de règlement privilégié.
Si vous réalisez essentiellement des travaux soumis à retenue de garantie, saisissez ici le taux de la RG (le plus souvent 5%).
Cette saisie n'aura aucune incidence sur vos devis, mais sera appliquée dès la première facture de travaux, vous évitant ainsi un éventuel oubli.
Vous pourrez modifier, supprimer ou ajouter une RG à tout moment sur vos devis et factures.
ProGBat permet de définir et de calculer le montant de l'acompte qui sera demandé au client, en fonction du montant du devis.
Il est traditionnel de demander 30% d'acompte avant le démarrage des travaux, mais il est également possible de définir 2 acomptes, par exemple 10% à la signature, et 30% au démarrage des travaux.
En France, il n'est pas autorisé de réaliser des factures d'acompte en cours de chantier.
L'acompte est perçu AVANT de commencer le chantier.
En cours de chantier, il faut faire des factures de situations (ou facture d'avancement).
Ajoutez (bouton vert "+") ou supprimer des acomptes (corbeille rouge)
Définissez le taux, et le texte correspondant à chaque acompte.
Le texte sera automatiquement dans vos conditions de règlement, et le montant de chaque acompte sera affiché sur le devis, en fonction du taux choisi, et du montant du devis.
Afficher les acomptes dans une liste à puce permet d'afficher chaque ligne d'acompte avec un "point" devant, exactement comme le texte que vous lisez actuellement.
Saisissez dans ce cadre le texte souhaité, généralement et à minima le texte légal et obligatoire en France sur les pénalités de retard :
"Après la date d'échéance, tout paiement différé entraine l'application d'une pénalité de 3 fois le taux d'intérêts légal (loi 2008-7769 du 04/08/2008) ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros (Décret 2012-1115 du 02/10/2012)."
Comme décrit au paragraphe "Acompte", le texte correspondant aux acomptes demandé sera automatiquement ajouté, les xxx.xx seront remplacé sur le devis par le montant de l'acompte.
Enfin, vous pouvez insérer un texte que vous aurez pré-enregistré dans votre bibliothèque de textes, pour gagner du temps.
Niveau chantier : Si le logiciel trouve des conditions de règlement spécifiques pour un chantier, ces conditions seront appliquées automatiquement sur le devis. Sinon :
Niveau client : Si le logiciel trouve des conditions de règlement spécifiques pour un client, ces conditions seront appliquées automatiquement sur le devis. Sinon :
Par défaut : Si aucune des conditions précédentes n'est remplie, le logiciel appliquera sur le devis les conditions de règlement par défaut.
Sur le devis : dans tous les cas, il est encore possible de modifier les conditions de règlement sur le devis.
Sur la facture : les factures récupèrent les conditions de règlement appliquées au devis, et là aussi, il sera possible de les modifier, même si cela est déconseillé, votre client ayant signé pour des travaux, mais également pour des conditions.
Vous pourrez bientôt sélectionner plusieurs modes de règlements privilégiés
