La facture électronique

Cet article concerne exclusivement les utilisateurs de ProGBat en France.

Bien plus que le simple pdf que vous éditez et envoyez par mail à votre client, la facture électronique est à la fois :

• ce document pdf, tel que vous le connaissez, que l'on peut lire sur un écran ou imprimer,

• et un fichier contenant les données de la facture, "caché" dans le pdf.

On appelle ce format la "Factur-X". (en savoir plus sur https://fnfe-mpe.org/factur-x/)

Un document mixte

⚡ Ainsi, la facture électronique est à la fois lisible par un humain (le pdf) et par un système informatique (le fichier de données), ce qui va faciliter les échanges de factures entre entreprises, entre l'entreprise et son expert-comptable, et entre l'entreprise et l'Etat.

Le vocabulaire de la facture électronique

Voici les principaux termes à connaître pour aborder sereinement la réforme de la facture électronique.

• Factur-X : c'est le format du fichier de la facture électronique.

  • Il s'agit d'un document pdf, intégrant un fichier de données au format XML.

• OD : Opérateur de Dématérialisation.

  • Il s'agit le plus souvent de votre logiciel de facturation, comme ProGBat.

  • L'OD se charge de générer automatiquement des factures au format Factur-X, et de les transmettre à votre PDP.

  • l'OD pourra également récupérer automatiquement les factures de vos fournisseurs sur votre PDP pour les consulter et les traiter, comme le propose ProGBat.

• PDP : Plateforme de Dématérialisation Partenaire.

  • Lorsque vous finalisez une facture sur ProGBat, celle-ci est générée au format Factur-X, et déposée automatiquement et en temps réel sur votre PDP.

  • La PDP se charge de transmettre les données de la facture (la partie XML) au concentrateur de l'Etat (anciennement appelé PPF), et à la PDP de votre client, qui peut être différente de la votre.

  • Si la facture concerne un client "particulier", et qui n'a donc pas de PDP, les données de la factures seront uniquement transmises à l'Etat de manière régulière sous forme de rapport d'activité.

    • Dans ce cas, la facture devra être transmise à votre client par mail ou remise par courrier ou en main propre, comme vous le faites aujourd'hui.

  • Enfin, la PDP assurera le suivi des quatre statuts minimum de votre facture, et remontera l'information dans votre OD s'il est capable, comme ProGBat, de les gérer.

    • "Déposé" : la facture a été transmise au PPF et à la PDP du destinataire.

    • "Encaissé" : la facture a été payée par le client

    • "Rejeté" : la facture n'est pas conforme, elle ne peut pas être déposée.

    • "Refusé" : la facture est refusée par le client.

💡Choisir sa PDP

• Il s'agit de plateformes privées, agréées par l'Etat.

• Vous avez le choix de la PDP que vous souhaitez utiliser, chacune proposant ses propres offres commerciales et ses propres services complémentaires à leurs obligations légales.

• ProGBat proposera des PDP intégrées à votre licence, mais vous aurez le choix d'utiliser la PDP de votre choix.

La liste des PDP en cours d'agrément est disponible ici : https://www.impots.gouv.fr/liste-des-plateformes-de-dematerialisation-partenaires-pdp-immatriculees-sous-reserve

• PPF : Plateforme Publique de Facturation

  • la PPF, qui devait permettre de déposer gratuitement vos factures sans passer par une PDP a finalement été abandonnée par l'Etat, dont le rôle se limite maintenant à réceptionner les factures transmises par les PDP, et à maintenir l'Annuaire des entreprises.

• L'Annuaire des entreprises

  • Cet annuaire permet de recenser l'ensemble des entreprises de France, et de préciser quelle PDP est rattachée à chacune d'elle.

  • Il est indispensable pour que votre PDP puisse envoyer votre facture à la PDP de votre client,

  • Egalement pour que vous receviez sur votre PDP les factures de vos fournisseurs, chacun ayant sa propre PDP.

  • Chaque entreprise sera identifiée dans l'annuaire par son numéro SIRET

⚡L'inscription à l'annuaire sera faite via votre inscription à la PDP de votre choix.

Les dernières informations s'oriente vers un formulaire CERFA d'inscription, sans plus de précisions à ce jour.

Le calendrier de la facture électronique

Plusieurs fois reportée, la réforme est désormais fixée comme suit :

• ▶️ Septembre 2026

  • Obligation pour les grandes entreprises d'émettre des factures électroniques.

  • Obligation pour toutes les entreprises de recevoir des factures électroniques.

⚡Autrement dit, obligation pour toutes les entreprises, même les plus petites (micro entreprises), d'avoir choisi une PDP pour recevoir au moins les factures des grandes entreprises, comme EDF, votre opérateur téléphonique, ou votre fournisseur s'il fait partie d'un grand groupe industriel, mais aussi de fournisseurs plus petits s'ils ont choisi de passer à la facture électronique avant leur obligation en 2027.

• ▶️ Septembre 2027

  • Obligation pour toutes les entreprises d'émettre et de recevoir des factures électroniques.

  • Pour vos clients "particuliers", obligation de e-reporting

Faites les bons choix

Sachez que le marché est colossal, ce sont des milliards de factures qui seront traitées chaque année par les OD et les PDP.

Vous allez probablement être inondés dans les prochains mois de propositions commerciales pour vous inciter à choisir une PDP plutôt qu'une autre, un OD intégrant sa propre PDP gratuite, votre banque qui vous proposera un outil de facturation rattaché à leur propre PDP, etc...

Prenez le temps de la réflexion, assurez-vous des agréments de chacun, et notamment des certifications NF-525 et NF-203 obligatoires pour prétendre être OD comme ProGBat, comparez les offres.

ProGBat proposera dès que possible des solutions intégrées, pour rendre la réforme la plus simple et la plus transparente possible pour vous, n'hésitez pas à nous interroger, à participer à nos webinaires, et à consulter notre site dédié à la facture électronique.

Vous pouvez également suivre régulièrement les informations sur un site officiel du gouvernement.