La fiche client

Section Informations

Informations générales du client

Catégorie - Un choix très important !

• Selon le type choisi, le formulaire contiendra quelques informations complémentaires et obligatoires, comme le n° SIREN pour un client professionnel.

• ⚡Réforme de la facture électronique : selon qu'il s'agisse d'un client particulier, professionnel ou Administration, le parcours de la facture électronique est totalement différent, cette information devient essentielle !

Identifiant

L'identifiant permet de retrouver facilement ce client lors d'une recherche.

Il est libre, et modifiable à tout moment.

SIREN

Pensez à saisir cette information pour vos clients professionnels et Administration.

⚡ Si le SIREN n'est pas saisi et que le client est un professionnel, vous ne pourrez pas finaliser ses factures.

Suivi par

Il s'agit du chargé d'affaire qui suit ce client.

💡 Si un chargé d'affaire est défini sur la fiche client, les devis et factures lui seront automatiquement attribués.

Taux de TVA

Cette information est intéressante s'il s'agit d'un client régulier, pour lequel vous n'appliquez pas le taux de TVA habituel.

Par exemple un client pour lequel vous faites régulièrement de la sous-traitance (TVA autoliquidée 0%), alors que vous facturez le plus souvent vos clients à 20%.

Dans ce cas, à chaque fois que vous réaliserez un devis pour ce client, le taux de TVA appliqué au devis sera celui du client.

Informations commerciales

Une entreprise est parfois plus connue ou plus facilement identifiable par son enseigne que par son nom juridique, il peut être intéressant de le préciser.

Le syte internet est une simple information interne.

Note interne

Pour ajouter des commentaires, des informations, qui resteront confidentielles. Les informations saisies ici ne sont reprises nul par ailleurs dans le logiciel.

Adresses

Un client peut avoir plusieurs adresses postales, comme le siège social, un magasin, un dépôt, ou la résidence principale et la résidence secondaire pour un particulier.

Adresse principale

💡Pour définir une adresse comme "Adresse principale", correspondant le plus souvent au siège social pour un client professionnel, cliquez sur les 3 petits points en bout de ligne, et sélectionnez l'option

Supprimer une adresse

Cliquez sur les 3 petits points en bout de ligne, et sélectionnez "Supprimer l'adresse".

💡Vous ne pouvez pas supprimer l'adresse principale.

Contacts

Vous pouvez enregistrer plusieurs contacts chez un client, le plus souvent pour un client professionnel : le dirigeant, le magasinier, le service comptable, etc...

⚠️Attention, vous allez saisir des "données personnelles", soumises au RGPD (Réglement Général sur la Protection des Données). Assurez-vous d'avoir rédigé une "politique de confidentialité" conformément au RGPD.

Lien utile : https://www.cnil.fr/fr/rgpd-de-quoi-parle-t-on

Conditions de règlement

• Vous pouvez définir des conditions de règlement spécifiques à un client, qui seront appliquées automatiquement au devis lorsque vous choisirez ce client.

• Si aucune condition spécifique n'est définie, ce sont les conditions de règlements par défaut qui sont appliquées.

  • Si vous modifiez vos conditions de règlement par défaut, elles s'appliqueront automatiquement à tous les clients pour lesquels aucune condition de règlement spécifique n'a été définie.

Saisir / modifier les conditions de règlement

Délai de règlement

La saisie des délais de règlement permet de calculer automatiquement l'échéance des factures pour ce client

Paramètres de règlement

• Conditions générales de vente

  • ProGBat permet de gérer plusieurs modèles de conditions générales de vente, afin de les adapter à vos différentes typologies de client, comme par exemple des CGV spécifiques aux clients particuliers, et des CGV spécifiques aux clients professionnels.

  • Vous pouvez choisir ici quelles CGV seront appliquées à ce client.

• Moyens de règlement

  • Sélectionnez les modes de paiement que vous acceptez.

• Retenue de garantie

  • Définissez ici si les marchés réalisés pour ce client sont généralement soumis à retenue de garantie, ce qui évite d'oublier la RG au moment de la facturation.

Acomptes

Saisissez ici le pourcentage et le texte de l'acompte :

• Les informations seront ajoutée automatiquement dans le texte des conditions de règlement,

• Le montant de l'acompte sera automatiquement calculé et affiché sur le devis.

Groupe

Vous pouvez créer et attribuer autant de groupes que vous le souhaitez à un client.

Ces groupes sont utilisés pour filtrer votre liste de client, par exemple pour une campagne commerciale.

Comptabilité

• Vous pouvez définir un compte auxiliaire spécifique pour ce client, en le saisissant ici.

  • ⚡ Attention, il s'agit uniquement du compte auxiliaire, n'ajoutez pas le 411 dans ce champ.

💡 De manière générale, il est recommandé de laisser le logiciel gérer les comptes auxiliaires à partir de l'identifiant client, mais saisir un compte auxiliaire dans la fiche client peut être utile si avant d'utiliser ProGBat, ce client était déjà enregistré en comptabilité avec un compte auxiliaire spécifique, que vous souhaitez conserver pour assurer la continuité comptable.

Section Activité

Onglet Vue d'ensemble

• Un graphique permet de voir en un coup d'œil le chiffre d'affaire réalisé pour ce client,

• Un tableau de Synthèse vous informe sur les chiffres principaux, et notamment si des factures sont en retard de règlement.

• En dessous, visualisez et accédez en un clic aux fiches chantiers liées à ce client.

  • Vous pouvez très facilement créer un nouveau chantier pour ce client en cliquant sur "+ Nouveau chantier". 💡Important, s'il s'agit d'un nouveau marché de travaux, sur le même chantier, ne créez pas un nouveau chantier, mais créez un nouveau marché sur le chantier (cf fiche chantier)

Onglet Ventes

• Visualisez et accédez en un clic aux devis et factures réalisés pour ce client.

• Consultez d'un coup d'oeil les graphiques et chiffres clés utiles.

• Les 3 petits points en bout de ligne offrent des fonctionnalités rapides, comme saisir le règlement d'une facture, ou créer un relance.

Onglet Règlements

• Visualisez immédiatement la situation des règlements de votre client.

Section ProGBox

La ProGBox liée à la fiche client vous permet de stocker tout type de documents, comme des photos, des contrats, et de les retrouver très facilement depuis la fiche client bien sur, mais aussi d'une fiche chantier, d'un devis, ou d'une facture liés à ce client.

Le regroupement se fait de manière totalement automatisée, facilitant ainsi les recherches.