Importer mes fournitures

Accédez à la page d'import de données comme décrit sur la page précédente.

Sélectionnez "Fournitures" dans la section "Bibliothèque".

Préparation du fichier à importer

• Votre fichier doit être au format Excel (xlsx) ou Csv (csv)

• Vérifiez que la première ligne contienne des titres de colonnes, ce sera plus pratique lors de l'importation.

Sélection du fichier

• Sélectionnez votre fichier à importer, en cliquant dans le champ correspondant.

• Si votre fichier contient les titres de colonne en première ligne (fortement recommandé), activez l'option.

• Si votre fichier est un fichier .csv, précisez le séparateur des colonnes et l'encodage du fichier.

Généralement, vous n'avez pas à modifier le séparateur et l'encodage du fichier, sauf éventuellement si le fichier est issu d'un logiciel américain.

Distinguer fichier fourniture et tarif fournisseur

La nuance est importante :

• Le fichier fourniture n'est pas lié à un fournisseur en particulier. Il s'agit le plus souvent d'un fichier que vous avez vous-même constitué sur Excel ou votre ancien logiciel.

• Le tarif fournisseur est établi par un fournisseur en particulier, avec vos propres conditions tarifaires, et les références articles du fournisseur.

  • Vous êtes certains des tarifs, ce sont ceux que votre fournisseur vous applique.

  • Les références permettent de passer des commandes précises sans risque d'erreurs,

  • Le contrôle de vos factures fournisseurs est facilité

  • Si vous utilisez les ouvrages composés, le chiffrage de vos devis sera optimisé.

• Pour un même article, il sera possible de saisir plusieurs tarifs fournisseurs.

Important : Importez uniquement le tarif de votre fournisseur principal, ou d'un fournisseur spécialisé.

Si vous avez 2 fournisseurs généralistes (Point P et Plateforme du bâtiment par exemple), chacun a ses propres références et marques pour un même produit, comme un agglo, un sac de ciment ou une plaque de plâtre. En important les 2 tarifs fournisseurs, vous aurez inévitablement des doublons dans votre bibliothèque.

Importez le tarif du fournisseur principal, et ajoutez manuellement les tarifs d'autres fournisseurs dans la fiche de l'élément, onglet "Tarifs fournisseurs".

S'il s'agit d'un tarif fournisseur, activez l'option "Ce fichier est un tarif fournisseur", ou réalisez l'import depuis la fiche du fournisseur.

Import du fichier

• Cliquez sur "Analyser le fichier"

• Faites correspondre les colonnes de votre fichier (à droite) avec les colonnes de ProGBat (à gauche)

• Cliquez sur le bouton "Suivant"

• Un aperçu vous permettra de vous assurer que vos données sont dans les bonnes colonnes.

• Si vous êtes satisfait(e), importez le fichier.