Poursuivre la facturation faite sur mon ancien logiciel

Importer mes anciennes factures sur ProGBat

Conformément à la réglementation en vigueur et à la conformité de ProGBat à la loi de finance de 2016 (France), il n'est pas possible d'importer sur ProGBat les factures réalisées sur d'autres logiciels, sur Excel/Word, ou manuellement.

Poursuivre sur ProGBat une facturation commencée sur un autre logiciel

Cas n° 1 - Je dois facturer un devis réalisé sur mon ancien logiciel

• Créez un devis sur ProGBat pour ce client, et importez son contenu.

  • Vous pouvez bien sur le ressaisir manuellement si vous ne pouvez pas importer le contenu

• Vous n'avez plus qu'à réaliser votre facture d'acompte ou de travaux depuis le devis.

Cas n° 2 - J'ai déjà fait un devis et une facture d'acompte sur mon ancien logiciel

Situation 1 : Vous débutez sous ProGbat et vous êtes encore en mode "test" de facturation (Vous n'avez pas encore validé de facture en mode "réel")

• Créez un devis sur ProGBat pour ce client, et importez son contenu.

  • Vous pouvez bien sur le ressaisir manuellement si vous ne pouvez pas importer le contenu

• Depuis le devis, cliquez à droite de la page sur le bouton "Facturer", et choisissez "Facture d'acompte"

• Saisissez le montant de l'acompte

• Validez cette facture d'acompte en mode "Test / Apprentissage"

• Lorsque vous facturez les travaux en mode "réel", le montant de l'acompte facturé en mode test sera automatiquement déduit.

Astuce : Saisissez et validez en mode "test" toutes vos factures d'acompte saisies sous votre ancien logiciel, et non encore déduites, avant de valider votre première facture en mode "réel". Si vous avez déjà validé une facture en mode "réel", reportez-vous à la situation 2 ci-dessous pour savoir comment déduire vos acomptes

Situation 2 : Vous avez déjà validé au moins une facture en mode "réel" sous votre compte ProGBat

Dans ce cas, il ne faut surtout pas recréer la facture d'acompte sur ProGBat, car vous auriez comptablement et fiscalement 2 factures d'acompte, celle réalisée sur votre ancien logiciel, et celle réalisée sur ProGBat.

Voici donc comment procéder :

• Créez un devis sur ProGBat pour ce client, et importez son contenu.

  • Vous pouvez bien sur le ressaisir manuellement si vous ne pouvez pas importer le contenu

• Créez votre facture de travaux depuis le devis.

• Tant que votre facture est en mode brouillon, cliquez dans le pied de la facture sur le bouton bleu "Majorations / Déductions T.T.C"

• Ajoutez une déduction en cliquant sur le bouton vert "+"

  • Laissez le type à "-",

  • Saisissez un libellé du type "Acompte n° xxxx du jj/mm/aaaa,

  • Laissez le signe négatif (l'acompte est déduit),

  • Saisissez le montant TTC de l'acompte reçu.

• Enregistrez, l'acompte sera déduit du net à payer de la facture.

Cas n° 3 : J'ai déjà réalisé plusieurs situations de travaux sur mon ancien système, comment continuer la facturation sur ProGBat ?

Vous avez réalisé une ou plusieurs situations de travaux pour un chantier, sur Excel ou un autre logiciel, et souhaitez réaliser la prochaine situation sous ProGBat.

La procédure n'est pas compliquée, mais réclame toute votre attention. Suivez-bien toutes les étapes

▶️ 1 - Exportez le devis de votre ancien logiciel

• Si vous le pouvez, exportez depuis votre ancien logiciel le contenu de votre devis au format Excel ou csv.

• Si le devis a été réalisé sur Excel, il faudra simplement le nettoyer pour obtenir un fichier comme suit :

• Si vous ne pouvez pas obtenir un fichier Excel ou csv, il faudra ressaisir le devis "manuellement" dans ProGBat.

▶️ 2 - Importez le ficher dans ProGBat

• Créez un devis sur ProGBat, et importez votre fichier

  • Vous pouvez bien sur le ressaisir manuellement si vous ne pouvez pas importer le contenu.

• Bien entendu, vous pouvez importer ou saisir le contenu de votre dernière situation, comme s'il s'agissait d'un devis.

  • Dans ce cas, importez bien les informations du marché, pas de l'avancement.

• Finalisez ce devis, en prenant soin de modifier les dates et le numéro du devis pour que les informations d'origine soient bien reprises sur les prochaines situations.

▶️ 3 - Recréez la dernière situation sur ProGBat

• Ouvrez la liste des factures,

• Cliquez sur "Nouvelle facture",

• Choisissez "Situation de travaux réalisée sur un autre logiciel".

• Sélectionnez le devis réalisé au point précédent.

• Une facture est créée, en statut "Brouillon", afin que vous puissiez saisir les avancements.

• Reproduisez les avancements de la dernière situation réalisée sur votre ancien système.

• N'oubliez pas de saisir les éventuelles retenues de garanties, compte prorata et autres déductions en pied de facture.

• Vérifiez bien que les totaux correspondent à votre dernière situation.

▶️ 3 - Finalisez la dernière situation sur ProGBat en mode "test"

• Cliquez sur "Prévisualiser / Finaliser".

• Vérifiez une dernière fois les montants, et cliquez sur "Finaliser".

• La popup vous confirme que cette facture est récupérée de votre ancien système, et qu'elle ne sera donc pas comptabilisée dans ProGBat.

  • Spécifiez la date à laquelle cette situation a été réalisée sur votre ancien système.

  • Précisez quel était le numéro de cette situation.

  • Le numéro de facture est numéro interne, il n'est pas modifiable.

  • La date d'échéance n'a pas d'importance dans le contexte.

• Validez, une facture "test" sera créée, sans aucune incidence sur votre comptabilité et votre chiffre d'affaires sur ProGBat.

▶️ 3 - Créez la nouvelle situation de travaux

• A partir de cette facture, créez la nouvelle situation.

• Mettez à jour les avancements, et finalisez la facture.

• Cette nouvelle facture sera bien intégrée dans ProGBat, et prendra la suite de la numérotation de vos situations de travaux pour ce marché.