Onglets, paramètres et actions

👍 De nombreuses options et actions sont disponibles pour personnaliser et optimiser la réalisation de vos devis.

En voici une présentation générale, de nombreux exemples et précisions sont apportés dans les différents articles de la section "Devis".

Les onglets

Retour à la liste

• Comme son nom l'indique, il ferme le devis, et retourne à la liste de vos devis.

• Si le devis n'a pas été enregistré, le logiciel vous proposera de l'enregistrer avant de le fermer.

Numéro du devis

• Lorsque vous créez un nouveau devis, son numéro est "provisoire", et sera toujours de la forme $00XXXX.

• Le vrai numéro du devis, conforme à votre modèle de numérotation, sera attribué au moment de la finalisation du devis.

• Cliquez sur ce lien pour revenir à l'édition du devis, si vous aviez ouvert la synthèse ou la ProGBox.

Synthèse

Cliquez sur ce lien pour ouvrir la synthèse du devis, document permettant de visualiser et contrôler les matériaux et main d'œuvre nécessaires, la marge, et de réaliser diverses actions automatisées comme des commandes fournisseur en rapport avec le devis.

ProGBox

• Cliquez sur ProGBox pour ouvrir la GED liée au devis, et accéder en un clic à la GED du client et du chantier automatiquement rattachés.

• C'est ici que la copie signée de votre devis sera automatiquement archivée si vous utilisez la signature électronique.

Actions

Cliquez sur les 3 petits points dans l'entête de la page

▶️ Le devis est en mode brouillon

⛔ Document privé

• Cette action permet de rendre ce devis "privé", c'est à dire qu'il peut être ouvert, modifié, supprimé, finalisé et facturé uniquement par :

  • L'utilisateur qui a créé le devis,

  • Le chargé d'affaire affecté à ce devis

  • Les administrateurs du compte,

  • Et les utilisateurs à qui on a donné les droits sur les documents privés.

• L'utilisation des documents privés nécessite l'option "Gestion des droits"

💶 Mettre à jour les prix

Cette action permet de mettre à jour les prix de votre devis, si vos tarifs d'achat et/ou de vente ont évolué, très utile pour réactualiser un devis "un peu ancien".

• Si l'ouvrage est composé, le logiciel mettra à jour les prix d'achat de ses composants, et calculera le nouveau prix de vente.

• Sinon, le logiciel mettra simplement à jour le prix de l'ouvrage avec le nouveau prix de vente enregistré dans la fiche ouvrage de votre bibliothèque.

• S'il s'agit d'une ligne de fourniture ou de main d'oeuvre, le logiciel mettra à jour le prix de vente enregistré dans la fiche élément de votre bibliothèque.

🗑️ Supprimer le devis

• Pour éviter toute suppression involontaire, une sécurité vous demande de taper le numéro du devis pour confirmer sa suppression.

  • Un devis supprimé ne pourra être récupéré que par les services techniques de l'éditeur ou de votre revendeur, service qui pourrait être facturé.

• Vous pouvez supprimer un devis uniquement s'il est en statut "Brouillon".

• Un devis finalisé, facturé, ou refusé ne pourra pas être supprimé.

▶️ Le devis est accepté, envoyé ou refusé.

Copier le devis

• Ceci permet de copier le devis, généralement pour faire un devis quasiment identique pour un autre chantier.

💡 Si vous souhaitez proposer une ou plusieurs variantes du devis à votre client, il est recommandé de faire une "Nouvelle révision". (voir ci-après)

Nouvelle révision

• Proposez plusieurs versions d'un même devis à votre client :

  • ---

  • Vous aller réaliser une copie exacte du devis, pour le même client et le même chantier.

  • La révision va conserver le même numéro de devis, et ajoutera un numéro de version (R1, R2, etc...).

  • Toutes les révisions sont directement accessibles depuis "Historique et documents", pour passer de l'une à l'autre en un clic et sans recherches.

  • Si votre client accepte une des versions, toutes les autres auront automatiquement le statut "Refusé".

▶️ Le devis est accepté

Créer un avenant

Le devis est déjà signé, voire déjà facturé en partie, et vous devez réaliser des travaux supplémentaires ? Réalisez un avenant, qui pourra être facturé en même temps que le devis initial.

• En cliquant sur cette action, un avenant pour le même client et le même chantier sera créé, mais sans aucun contenu.
• Si vous souhaitez intégrer des lignes de votre devis dans l'avenant, sélectionnez les lignes souhaitées dans le devis, et dans le menu de ligne, sélectionnez "Un avenant" dans le choix de création de documents

➡️ Cliquez ici pour tout savoir sur les avenants

Options

Cliquez sur la roue cranté dans l'entête de la page

🔢 Numérotation automatique

Désactivez cette option si vous ne souhaitez pas de numéros de lignes, ou si la numérotation ne doit pas suivre une logique chronologique. Cliquez ici pour en savoir plus sur la numérotation

💽 Sauvegarde automatique

En activant cette option, le devis s'enregistre automatiquement à chaque modification apportée.

➖ Menu de ligne vertical

Choisissez d'afficher le menu de ligne à l'horizontal (désactivé) ou à la verticale (activé).

📈 Totaux en haut de colonne

Activez cette option pour afficher les totaux des colonnes Total H.T, Temps prévu, Déboursé et Marge

📜 Afficher les compositions

Si vous utilisez les ouvrages composés, il est souvent utile d'afficher toutes les compositions de chaque ouvrage pour faciliter le contrôle de votre chiffrage.

💡Cet affichage concerne uniquement le formulaire, les compositions ne seront pas affichées sur le document client.

Afficher des colonnes supplémentaires

• Colonne "Temps prévu",

• Colonne "Déboursé",

• Colonne "Marges".

💡 Ces colonnes peuvent vous être utiles pour la réalisation de votre devis, mais ne seront pas affichées sur le devis que vous remettrez à votre client.

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Imports et exports depuis le devis

Cliquez sur le bouton dans l'entête de la page.

Importer un devis type

Le devis type est une fonctionnalité particulièrement simple, rapide et puissante pour réaliser en quelques clics un devis client avec des prestations que vous vendez régulièrement. Cliquez ici pour tout savoir sur les devis type

Créer un devis type

Un moyen simple et rapide de constituer votre bibliothèque de devis type est de les créer au fur et à mesure que vous faites des devis pour vos clients.

• En cliquant sur le menu "Créer un devis type", tout le contenu du devis client sera ajouté dans le devis type

• Si vous souhaitez créer un devis type avec seulement quelques lignes du devis client, cliquez ici

Importer un autre devis

Cette fonctionnalité permet de fusionner 2 devis, à condition qu'ils aient été fait pour le même client et le même chantier.

• Cliquez sur "Importer un autre devis"

• Choisissez le devis à importer

• Le devis importé sera fusionné avec le devis en cours.

Importer le contenu

Cette fonctionnalité est très utile pour importer un DPGF ou un DQE, et éviter ainsi une longue saisie manuelle

Elle peut aussi vous permettre de récupérer un "ancien" devis Excel à facturer sur ProGBat

• Cliquez sur "Importer le contenu"

• Choisissez le fichier à importer, au format Excel (xlsx) ou csv.

  • Pensez à "nettoyer" votre fichier avant de l'importer, en conservant uniquement le contenu du devis, et en supprimant tout références de devis, de client et autres informations, ainsi que les éventuels totaux en bas du tableau.

• Faites correspondre les informations attendues aux colonnes de votre fichier

  
• Cliquez sur "Suivant" pour avoir un aperçu du contenu, vérifier et éventuellement corriger la structure avant l'import. Le logiciel analyse les lignes de votre fichier comme ceci :

  • Une ligne avec un numéro de ligne, sans quantité et sans unité sera considérée comme un titre ou comme un sous-titre.

  • Une ligne sans numéro de ligne, sans quantité et sans unité sera considérée comme un commentaire.

  • Les autres lignes seront considérées comme des lignes d'ouvrage

  

• Vous pouvez maintenant importer le contenu dans votre devis

⚡ Le contenu de votre devis sera totalement remplacé par les données importées.

Si votre devis contient déjà des lignes, elles seront écrasées et remplacées par les lignes du fichier importé.

Exporter le contenu

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Historique et Documents

Cliquez sur le bouton "Historique et documents", pour afficher l'historique du devis, et les documents liés, notamment les factures.

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Prévisualiser

Cliquez sur le bouton "Prévisualiser" pour afficher votre devis au format pdf.

• La page de prévisualisation vous permettra :

  • De choisir le modèle de devis que vous souhaitez utiliser. Le dernier modèle utilisé est appliqué par défaut.

  • D'envoyer le devis par mail à votre client,

  • De le télécharger au format pdf,

  • De préciser que vous l'avez remis en main propre à votre client,

  • Ou encore de l'envoyer en signature électronique (si le devis est finalisé).

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Enregistrer

Cliquez sur la disquette pour enregistrer votre devis.

• Pour éviter tout perte de données, à cause d'une panne de courant par exemple, ou en fermant votre navigateur par erreur, pensez à activer la sauvegarde automatique. Vous n'aurez plus besoin d'enregistrer votre devis, ce sera fait automatiquement.

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Finaliser

Votre devis est terminé ? Cliquez sur le bouton "Finaliser".

Un devis finalisé :

• Ne peut plus être modifié, il faudra le repasser en brouillon.

• Peut être transmis à votre client, par mail, en signature électronique, ou remis en main propre.

• Peut être facturé, en facture d'acompte, ou en facture de travaux.

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Facturer

Votre client a accepté votre devis ? C'est le moment de le facturer.

• Choisissez la facture d'acompte si vous avez perçu un acompte AVANT de commencer les travaux.

  • La facture d'acompte est obligatoire.

• Choisissez la facture de travaux si les travaux sont en cours (1ère situation de travaux) ou si les travaux sont terminés, et facturés en une seule fois.