La fiche fournisseur

Section Informations

Informations générales du fournisseur

Identifiant

L'identifiant permet de retrouver facilement ce fournisseur lors d'une recherche.

Il est libre, et modifiable à tout moment.

Chargé(e) d'affaires

Il s'agit du chargé d'affaire qui suit ce client.

💡 Si un chargé d'affaire est défini sur la fiche fournisseur, les commandes, livraisons et factures lui seront automatiquement attribuées.

Exonéré de TVA

• Permet de préciser (Non) que ce fournisseur ne vous facturera pas la TVA (sous-traitant, fournisseur étranger, ...).

• Cette information sera automatiquement reprise lors de la saisie de la facture d'achat.

Votre code client chez ce fournisseur

• Renseignez si besoin votre code client chez ce fournisseur, information qui sera affichée sur vos bons de commandes.

Informations commerciales

Un fournisseur est parfois plus connu ou plus facilement identifiable par son enseigne que par son nom juridique, il peut être intéressant de le préciser.

Le site internet est une simple information interne.

Note interne

Pour ajouter des commentaires, des informations, qui resteront confidentielles. Les informations saisies ici ne sont reprises nulle par ailleurs dans le logiciel.

Adresses

Un fournisseur peut avoir plusieurs adresses postales, comme le siège social, un magasin, un dépôt.

Adresse principale

💡Pour définir une adresse comme "Adresse principale", correspondant le plus souvent au siège social, cliquez sur les 3 petits points en bout de ligne, et sélectionnez l'option

Supprimer une adresse

Cliquez sur les 3 petits points en bout de ligne, et sélectionnez "Supprimer l'adresse".

💡Vous ne pouvez pas supprimer l'adresse principale.

Contacts

Vous pouvez enregistrer plusieurs contacts chez un fournisseur : le dirigeant, le magasinier, le service comptable, etc...

⚠️Attention, vous allez saisir des "données personnelles", soumises au RGPD (Réglement Général sur la Protection des Données). Assurez-vous d'avoir rédigé une "politique de confidentialité" conformément au RGPD.

Lien utile : https://www.cnil.fr/fr/rgpd-de-quoi-parle-t-on

Conditions de règlement

• Vous pouvez renseigner les conditions de règlement pour ce fournisseur, mais ce sera toujours la date d'échéance notée sur la facture qui sera prise en compte au moment de la saisie de la facture.

Groupes

Vous pouvez créer et attribuer autant de groupes que vous le souhaitez à un fournisseur.

Ces groupes sont utilisés pour filtrer votre liste de fournisseur.

Comptabilité

Compte auxiliaire

• Vous pouvez définir un compte auxiliaire spécifique pour ce fournisseur, en le saisissant ici.

  • ⚡ Attention, il s'agit uniquement du compte auxiliaire, n'ajoutez pas le 401 dans ce champ.

Compte de charge

• Saisissez ici un compte de charge qui sera attribué automatiquement lors de la saisie d'une facture ou le scan d'un ticket de caisse.

• Par exemple, créez un fournisseur "Carburant", attribuez le compte de charge 606110 par exemple. Lorsque vous saisirez le ticket carburant dans ProGBat, le compte 606110 sera automatiquement attribué en choisissant le fournisseur "Carburant".

💡 De manière générale, il est recommandé de laisser le logiciel gérer les comptes auxiliaires à partir de l'identifiant fournisseur, mais saisir un compte auxiliaire dans la fiche fournisseur peut être utile si avant d'utiliser ProGBat, ce fournisseur était déjà enregistré en comptabilité avec un compte auxiliaire spécifique, que vous souhaitez conserver pour assurer la continuité comptable.

Section Activité

Onglet Achats

• Visualisez et accédez en un clic aux bons de commandes, bons de livraisons et aux factures du fournisseur.

Onglet Règlements

• Visualisez immédiatement la situation des échéances et des règlements de votre fournisseur

Section ProGBox

La ProGBox liée à la fiche fournisseur vous permet de stocker tout type de documents, comme un contrat, un tarif, une documentation.