Onglets, paramètres et actions
👍 De nombreuses options et actions sont disponibles pour personnaliser et optimiser la réalisation de vos facture.
En voici une présentation générale, de nombreux exemples et précisions sont apportés dans les différents articles de la section "Factures".
Les onglets
Retour à la liste
Comme son nom l'indique, il ferme le devis, et retourne à la liste de vos devis.
Si le devis n'a pas été enregistré, le logiciel vous proposera de l'enregistrer avant de le fermer.
Numéro de facture
Lorsque vous créez une nouvelle facture, son numéro est "provisoire", et sera toujours de la forme $00XXXX.
Le vrai numéro de la facture, conforme à votre modèle de numérotation, sera attribué au moment de la validation de la facture.
Cliquez sur ce lien pour revenir à l'édition de la facture, si vous aviez la ProGBox.
ProGBox
Cliquez sur ProGBox pour ouvrir la GED liée à la facture, et accéder en un clic à la GED du devis, du client et du chantier automatiquement rattachés.
La facture est automatiquement archivée dans la ProGBox lorsque vous la finalisez.
Actions
Cliquez sur les 3 petits points dans l'entête de la page
🔹La facture est en mode brouillon
⛔ Document privé
Cette action permet de rendre ce devis "privé", c'est à dire qu'il peut être ouvert, modifié, supprimé, finalisé et facturé uniquement par :
L'utilisateur qui a créé le devis,
Le chargé d'affaire affecté à ce devis
Les administrateurs du compte,
Et les utilisateurs à qui on a donné les droits sur les documents privés.
L'utilisation des documents privés nécessite l'option "Gestion des droits"
Ajouter un avenant
Un avenant est un devis de travaux supplémentaires ou modificatifs, réalisés en cours de chantier.
Ajouter un avenant permet d'intégrer ce ou ces devis à la facture.
Supprimer la facture
Vous pouvez supprimer une facture uniquement lorsqu'elle est en mode "Brouillon".
🔹La facture est finalisée
La seule action possible est l'annulation de la facture.
Options
Cliquez sur la roue crantée dans l'entête de la page
🔢 Numérotation automatique
Désactivez cette option si vous ne souhaitez pas de numéros de lignes, ou si la numérotation ne doit pas suivre une logique chronologique. Cliquez ici pour en savoir plus sur la numérotation
💽 Sauvegarde automatique
En activant cette option, la facture s'enregistre automatiquement à chaque modification apportée.
➖ Menu de ligne vertical
Choisissez d'afficher le menu de ligne à l'horizontal (désactivé) ou à la verticale (activé).
📈 Totaux en haut de colonne
Activez cette option pour afficher les totaux des colonnes Total H.T, Temps prévu, Déboursé et Marge
📜 Afficher les compositions
Si vous utilisez les ouvrages composés, il est souvent utile d'afficher toutes les compositions de chaque ouvrage pour faciliter le contrôle de votre chiffrage.
💡Cet affichage concerne uniquement le formulaire, les compositions ne seront pas affichées sur le document client.
Fonctionnalités d'avancement
Si vous ne réalisez que très rarement des factures d'avancement, ou situations de travaux, désactivez cette option, pour ne pas afficher les colonnes d'avancement et simplifier l'affichage de vos factures.
Afficher l'avancement précédent
Cette option ne s'affiche que si l'option précédente est activée.
Elle permet d'ajouter la colonne d'avancement précédent, bien pratique pour mettre à jour votre situation de travaux.
Historique et Documents
Cliquez sur le bouton "Historique et documents", pour afficher l'historique de la facture, et les documents liés :
Le devis et les éventuels avenants intégrés,
La facture d'acompte, et les éventuelles factures d'avancement liées.
Accédez aux documents liés en cliquant sur le petit œil.
Prévisualisez ou envoyez les documents liés en cliquant sur le petit avion.
Devis liés à la facture
Retrouvez ici le ou les devis liés à cette facture.
Accédez à un devis en cliquant sur le petit oeil.
Ajouter un avenant
Comme depuis le menu d'action, vous pouvez ajouter un avenant depuis l'historique.
Factures liées à cette facture
Retrouvez ici les factures liées à cette facture, comme la facture d'acompte, ou les éventuelles factures d'avancement (situations de travaux).
Créer une nouvelle situation de travaux
Vous pouvez créer la situation suivante depuis l'historique.
Si vous consultez la situation n° 2 et que vous avez déjà réalisé 4 situations, la nouvelle situation sera bien la n° 5.
Règlements
Saisir le règlement
Vous pouvez ici saisir le règlement reçu pour cette facture, ou le rapprocher de vos opérations bancaires si vous avez connecté votre banque à ProGBat.
Solder sans règlement
Dans certains cas, il peut être utile de considérer la facture comme "réglée", même si aucun règlement n'a été effectué. Par exemple :
Vous savez que votre client ne vous paiera jamais le solde,
Vous avez établi un avoir direct, geste commercial par exemple, et le client vous a donc payé le montant de la facture, moins le montant de l'avoir :
Saisissez ou rapprochez le montant reçu. La facture sera en règlement partiel.
Soldez la facture sans règlement, pour qu'elle ne soit plus considérée comme impayée,
💡 Si vous annulez une facture par un avoir d'annulation, la facture et l'avoir seront automatiquement considérés comme soldés.
Consulter les règlements de la facture
Si un ou plusieurs règlements ont été saisis ou rapprochés pour cette facture, ils seront affichés ici.
Modifier / Annuler un règlement
Cliquez sur le règlement que vous souhaitez modifier ou annuler, et suivez les informations du formulaire.
Enregistrer
⚡ Le bouton "Enregistrer" n'est disponible qu'en mode brouillon.
Cliquez sur la disquette pour enregistrer votre facture.
Pour éviter tout perte de données, à cause d'une panne de courant par exemple, ou en fermant votre navigateur par erreur, pensez à activer la sauvegarde automatique. Vous n'aurez plus besoin d'enregistrer votre facture, ce sera fait automatiquement.
Prévisualiser / Finaliser
⚡ Le bouton "Prévisualiser / Finaliser" n'est disponible qu'en mode brouillon.
Cliquez sur le bouton "Prévisualiser / Finaliser" pour afficher votre facture au format pdf.
La page de prévisualisation permet :
De choisir le modèle de facture que vous souhaitez utiliser. Le dernier modèle utilisé est appliqué par défaut.
D'envoyer la facture par mail à votre client,
De le télécharger au format pdf,
De préciser que vous l'avez remis en main propre à votre client.
Envoyer
⚡ Le bouton "Envoyer" n'est disponible qu'en mode finalisée.
Cliquez sur le bouton "Envoyer" pour afficher votre facture au format pdf.
➡️ La page de prévisualisation permet :
D'afficher la facture au format pdf telle qu'elle a été finalisée et archivée.
⚡ Conformément à la réglementation, vos factures finalisées sont archivées, et inaltérables. Vous ne pouvez pas modifier l'aspect de la facture en utilisant un autre modèle, comme vous le feriez avec une facture en mode brouillon.
D'envoyer la facture par mail à votre client,
De le télécharger au format pdf,
De préciser que vous l'avez remis en main propre à votre client.
➡️ Récapitulatif des règlements et du marché
Activez à gauche de l'écran le "Récapitulatif des règlements et du marché".
En cochant la case "Récapitulatif des règlements et du marché", ProGBat ajoutera à la fin de la facture une page supplémentaire en annexe, comprenant :
👉 Le ou les règlements réalisés pour cette facture, et le restant dû à la date de l'édition
👉 Un récapitulatif du marché, avec :
L'ensemble des factures (acomptes, situations) du chantier
Leur état de règlement
Le montant des travaux restant à facturer
Le cumul des retenues de garanties
Le montant total restant dû au jour de l'édition.
Mis à jour