La fiche personnel / salarié
Dernière mise à jour
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Depuis la liste du personnel, cliquez sur le bouton vert "Nouvel employé".
Les informations que vous allez saisir dans la fiche du personnel relèvent du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), vérifiez que les données saisies sont conformes au RGPD et à votre politique de confidentialité.
https://www.cnil.fr/fr/me-mettre-en-conformite/rgpd-par-ou-commencer
Le premier champ permet de rattacher une fiche personnel à un utilisateur du logiciel. Cela permettra des automatismes comme l'attribution automatique du chargé d'affaire à la création d'un devis par exemple.
Remplissez les autres informations de l'état-civil.
Remplissez les coordonnées souhaitées. Aucune information n'est obligatoire.
Vous pouvez créer et modifier des postes en cliquant sur le crayon dans le champ "Poste occupé".
La liste des postes est directement liée à la liste des éléments "Main d'oeuvre" de la bibliothèque.
En choisissant ou modifiant le poste, le logiciel vous proposera d'appliquer (ou non) à cette personne le coût horaire défini pour ce poste.
Sélectionnez ici le type de contrat
La date d'entrée correspond le plus souvent à la date de début du contrat, lorsqu'il s'agit d'un CDI.
Mais dans le cas d'un personnel intérimaire, qui revient régulièrement travailler dans votre entreprise, il est intéressant de conserver la date d'entrée (la première fois qu'il est venu), et de modifier pour chaque contrat la date de début et de fin du contrat.
Ces informations sont très importantes.
Selon la date de début et de fin de contrat, la personne sera considérée comme en activité dans l'entreprise, ou non.
Concrètement, une personne qui n'est plus active dans l'entreprise ne pourra pas être affectée à un chantier, et il ne sera pas possible de saisir ses heures de travail.
Une personne est considérée comme active dans l'entreprise si :
Aucune date de début ou de fin de contrat n'a été saisie.
Si une date de début de contrat a été saisie, mais pas de date de fin, et que cette date est inférieure à la date d'affectation à un chantier ou de saisie des heures.
Si une date de fin de contrat a été saisie, mais de date de début, et que cette date est supérieure à la date d'affectation à un chantier ou de saisie des heures.
Sur ProGBat, le coût horaire comprend l'ensemble des coûts liés à un salarié, ou un personnel intérimaire.
Pour un personnel intérimaire, le montant est connu, car il est contractuel avec votre agence d'intérim.
Pour un salarié, il est recommandé de se rapprocher de votre expert-comptable ou de votre gestionnaire de paie, pour connaître le plus précisément possible le coût horaire de chacun de vos salariés. Celui-ci comprend le salaire brut, les charges patronnales, les différentes cotisations proBTP ou caisses de congés payés, et éventuellement d'autres frais que vous souhaiteriez intégrer, comme un forfait téléphone, des frais de véhicule de fonction, etc...
Le coût horaire défini servira pour calculer le coût de main d'œuvre de chacun de vos chantiers, en fonction des heures saisies, et entrera dans le calcul de la rentabilité.
Choisissez ici l'indemnité de déplacement souhaitée, en fonction des indemnités créées et gérées en cliquant sur le bouton bleu "Gérer les indemnités".
L'indemnité de repas (ticket restaurant ou panier) est directement liée aux horaires de vos salariés.
Par exemple, une personne ne travaillant pas le vendredi après-midi n'aura pas droit à une indemnité repas le vendredi.
Pour cette raison, l'attribution du panier repas est gérée dans l'onglet "Horaires" de la fiche du salarié, ou dans la gestion des horaires dans les paramètres de l'entreprise.
Activez l'option "Ouvrir l'accès compagnon ProGBat à ce salarié".
Validez.
Si vous n'avez pas activé l'option "Compagnons", ou si le nb de compagnons connectés est atteint, le logiciel vous invitera à souscrire à l'option.
Un mail sera envoyé au compagnon pour la création de son mot de passe et l'accès à l'application.
3 nouvelles options sont proposée :
Activez l'option "Ce salarié peut saisir les heures de son équipe"
Il pourra ainsi, en fin de journée, saisir ses propres heures, mais également celle de ses équipiers définis au planning.
Activez l'option "Ce salarié peut remplir les bons d'intervention et les faire signer au client."
Le salarié pourra mettre à jour les bons d'intervention créés au bureau, et les faire signer au client.
Activez l'option "Ce salarié peut créer les bons d'interventions"
Le salarié pourra créer lui-même un bon d'intervention.
Une personne peut être à la fois Représentant légal, Chargé d'affaire et Personnel administratif.
Autrement dit, il est important de saisir au moins la date de fin de contrat lorsque la personne quitte l'entreprise, pour ne pas allonger au fil des années la liste des personnes que vous souhaitez affecter à un chantier ou à la saisie des heures.
Le coût horaire est ici une donnée essentielle pour calculer la rentabilité de vos chantiers, mais ne constitue en aucun cas une donnée comptable ou sociale "officielle" destinée à l'élaboration de bulletins de paye.
L'application ProGBat "compagnons" permet à votre personnel de consulter son planning, accéder à l'adresse du chantier et à l'itinéraire Google Map en un clic, et saisir ses heures en fin de journée, depuis son smartphone.
Un gain de temps considérable pour le suivi des heures et la rentabilité de vos chantiers.
Assurez-vous d'avoir saisi l'adresse mail avant d'activer l'accès, dans le cadre "Coordonnées".
Il suffit parfois de désactiver l'accès d'une personne ayant quitté l'entreprise pour retrouver une place disponible.
Cette fonctionnalité nécessite l'option "Accès compagnons illimités"
Ces fonctionnalités nécessitent l'option "Maintenance et interventions"
