Gestion de chantier, analyse et pilotage

💡Pour bien comprendre ce qui suit, il est recommandé de lire l'article sur la définition du chantier et des marchés de travaux.

La fiche Chantier

Ce premier onglet affiche :

• Le statut du chantier :

  Lorsqu'un devis rattaché à un chantier est passé au statut "Accepté", le statut du chantier passe automatiquement "En cours"

  Par la suite, vous pourrez actualiser ce statut en "Achevé" (il ne sera alors plus possible d'y saisir des heures, mais vous pourrez toujours saisir d'autres dépenses), "Perdu" ou encore "En litige".

• Le chargé d'affaire : Il s'agit du chargé d'affaire ou conducteur de travaux en charge de ce chantier.

• Les coordonnées du chantier et du client.

• Les dates :

  • Ouverture du chantier : il s'agit de la date officielle déclarée par le maître d'oeuvre par procès verbal. A partir de cette date, ce sont les entreprises qui sont juridiquement responsables du chantier. Le client (maître d'ouvrage) retrouvera la pleine propriété et responsabilité du chantier le jour de la réception officielle (PV de réception).

  • Jour de facturation dans le mois : cette date n'est pour le moment pas utilisée par le logiciel. Elle permet juste de savoir quelle est la date limite imposée par la maîtrise d'oeuvre pour la facturation des situations de travaux.

• Un champ pour saisir librement des informations internes

• Les conditions de règlement du chantier :

  • Par défaut, le chantier hérite des conditions de règlement par défaut de l'entreprise, définies ici.

  • Si des conditions spécifiques pour le client ont été saisies dans la fiche client, le chantier héritera des conditions spécifiques de la fiche client.

  • Et vous pouvez, si besoin, définir des conditions spécifiques pour le chantier, qui seront différentes des conditions de règlement de l'entreprise et de celles du client.

L'onglet Travaux

Pour bien comprendre ce qui suit, il est recommandé de lire l'article sur la définition du chantier et du marché de travaux.

Retrouvez ici le ou les marchés de travaux de ce chantier

Nouveau marché de travaux

Cliquez sur "Nouveau marché" pour créer un nouveau marché de travaux pour ce chantier.

Les vignettes

👉 Les vignettes affichent un graphique statistique, et permettent d'accéder à de très nombreuses informations sur la vie et l'état du marché :

• Consultez en un clin d'œil, le montant des devis acceptés pour ce chantier, le chiffre d'affaires réalisé à ce jour, et l'état des règlements par exemple 👍

• Visualisez les montants des achats et de la main d'œuvre, en les comparant instantanément aux prévisions. Un simple clic sur une vignette affiche le détail des documents concernés 👍

• La vignette "Analyse du chantier" vous permet de constater la rentabilité de votre chantier à ce jour.

  • Découvrez l'outil de Pilotage temps réel, un outil simple et rapide pour estimer la rentabilité de votre chantier à l'instant T, et éviter un dérapage avant qu'il ne soit trop tard.

L'onglet Contacts

Si vous réalisez plutôt de "gros" chantiers, vous allez régulièrement rencontrer les mêmes architectes, maîtres d'œuvre, coordinateurs de sécurité, OPC, etc...

Enregistrez tous ces contacts dans une fiche "Tiers", dans une catégorie que vous aurez créée.

Vous pourrez alors simplement ajouter les contacts pour chaque chantier, pour faciliter votre communication avec ces divers intervenants.

L'onglet ProGBox

Comme partout sous ProGBat, vous retrouvez sur la fiche chantier l'espace de stockage de documents ProGBox.

Ne recherchez plus vos documents quelque part sur Google Drive ou sur DropBox, tout est organisé automatiquement dans ProGBox.

L'outil de pilotage en temps réel

Ce petit outil graphique, extrêmement simple à utiliser, permet de s'assurer, à tout moment, que le chantier ne "dérape" pas, c'est à dire que les achats déjà réalisés et le temps passés correspondent à l'avancement du chantier, et soient cohérents par rapport aux prévisions de dépenses.

Sur l'exemple ci-dessus, nous voulons estimer la rentabilité du chantier avec un avancement à 70%, simplement en déplaçant le premier curseur.

Le pilote met en évidence :

👉 Les achats de matériaux sont pratiquement à 100%, alors que le chantier n'est qu'à 70% d'avancement :

• Si tous les matériaux pour ce chantier ont déjà été achetés, tout est normal puisque je n'aurai plus d'achat à faire jusqu'à la fin

• Sinon, il faut s'inquiéter et tenter de résoudre ce problème.

👉 84% de la main d'œuvre prévue a déjà été utilisée :

• Si le chantier nécessitait plus de monde au début qu'à la fin, cet écart peut être normal.

• Sinon, il faut là aussi s'inquiéter, le chantier est en train de déraper.

Que ces écarts soient justifiés ou non, le pilotage temps réel alerte immédiatement le responsable du chantier sur un éventuel dérapage, et met en évidence l'évolution des dépenses par rapport aux prévisions.