Bienvenue sur la documentation de ProGBat version 5, la dernière version du leader français des logiciels de devis, facturation et gestion de chantier pour toutes les entreprises du bâtiment.

Découvrez la simplicité et la puissance d'un logiciel 100% en ligne, pour réaliser vos devis et factures, le suivi de vos chantiers, et la gestion de votre entreprise du BTP.

Suivez les nouveautés et évolutions de votre logiciel ProGBat, en temps réel, en cliquant ici .

Questions fréquentes

Comment utiliser la documentation ?

• Cliquez en haut à droite de la page sur "Demander ou Rechercher", et faites votre recherche en langage naturel :

  • Tapez par exemple "Je voudrais savoir comment saisir une ligne de devis"

  • La recherche ne trouve aucun résultat, car cette phrase n'existe pas exactement dans la documentation.

Ou

👉 Naviguez dans les menus à gauche de la page pour accéder aux thèmes et articles qui vous intéressent.

Le Support Client de ProGBat : bien plus qu'une assistance technique ! Découvrez comment votre équipe dédiée recueille et analyse vos suggestions pour améliorer le logiciel.

ProGBat est en constante évolution ! Chaque semaine, nous déployons des mises à jour pour améliorer votre expérience. Certaines sont discrètes, d'autres plus visibles, mais toutes contribuent à rendre ProGBat plus performant et plus agréable à utiliser.

Pour vous tenir informés des dernières évolutions apportées au logiciel, à partir de la page de connexion de ProGBat, vous pouvez vous rendre sur https://app.progbat.com/login .

L'évolution de ProGBat est un processus continu, guidé par vos besoins. Chaque suggestion est analysée et prise en compte pour les prochaines mises à jour

Comment est traitée ma demande une fois que je l'ai communiquée à l'équipe Support Client ?

Notre équipe Support Client analyse chaque demande et lui attribue un niveau de priorité afin de garantir une amélioration continue de ProGBat.

Vos demandes sont ensuite enregistrées et centralisées dans un système dédié. La fréquence des demandes permet de mettre en lumière les besoins les plus importants. Nos collaborateurs technique, en collaboration avec les équipes de développement, s'appuient sur ces informations pour planifier les évolutions de chaque module, pour vous offrir un logiciel toujours plus performant.

Sous combien de temps ma demande sera-t-elle prise en compte ?

Nous sommes conscients que vous aimeriez connaître les délais de traitement de vos demandes. Cependant, le nombre important de demandes, leur diversité et leur complexité ne nous permettent pas de vous donner une estimation précise. Soyez assurés que nous mettons tout en œuvre pour traiter chaque demande le plus rapidement possible, tout en privilégiant la qualité et la cohérence des développements.

ProGBat est un logiciel complexe en constante évolution. Chaque nouvelle fonctionnalité a un impact sur l'ensemble du système. C'est pourquoi nous prenons le temps d'analyser chaque demande et de l'intégrer de manière cohérente. Parfois, des contraintes techniques, des priorités stratégiques ou la complexité d'une demande peuvent retarder son implémentation. Soyez assurés que nous mettons tout en œuvre pour répondre à vos besoins tout en garantissant la stabilité et la performance de ProGBat.

Assistance par ticket support

Ce système est conçu pour vous permettre de communiquer facilement avec notre équipe de support technique. Vous pouvez utiliser pour par exemple :

• Demander de l'aide : Vous avez des questions sur l'utilisation du logiciel ou besoin d'assistance pour une tâche spécifique ? Notre équipe est là pour vous aider.

• Suggérer des améliorations : Vous avez des idées pour rendre le logiciel encore meilleur ? Partagez-nous vos suggestions !

• Signaler des bugs : Vous rencontrez un problème inattendu sur le logiciel ? Signalez-le nous pour que nous puissions le résoudre rapidement.

Accéder au système de tickets :

• Depuis le logiciel : Depuis le tableau de bord, en bas à gauche de votre écran, vous avez accès gratuitement et en illimité à l'onglet "assistance" -> "support technique" . Depuis cette onglet vous pouvez créer un "+ nouveau ticket" afin de nous faire part de votre demande.

Suivre l'état de votre ticket :

• Une fois votre ticket envoyé, l'équipe du support technique prendra connaissance de votre demande et vous apportera une réponse dans l'heure.

• Vous pourrez suivre l'état de votre ticket (nouveau, en cours, analyse, etc.)

• Dès qu'une réponse sera apportée à votre demande, vous serez informé par e-mail.

Communiquer avec l'équipe de support :

• Vous pouvez répondre aux messages de l'équipe de support directement depuis le système de tickets.

• N'hésitez pas à poser des questions supplémentaires ou à fournir des informations complémentaires si nécessaire.

Questions Fréquentes (FAQ)

• Q : Combien de temps faut-il pour obtenir une réponse ?

  • R : Le délai de réponse varie en fonction du type de demande et du volume de tickets. Nous vous répondrons généralement dans l'heure.

• Q : Puis-je appeler le support technique ?

  • R : Le support ne propose pas de support téléphonique pour garantir une réactivité maximale. Cependant, nous prendrons le temps de vous appeler si nous en ressentons le besoin.

• Q : Que faire si mon problème n'est pas résolu ?

  • R : Si votre problème n'est pas résolu après avoir suivi les instructions de l'équipe de support, veuillez nous le faire savoir afin que nous puissions continuer à vous aider.

• Q : Que faire si je ne vois plus les tickets ?

  • R : Les filtres activés peuvent parfois masquer certains tickets. Assurez-vous que les filtres ne sont pas cochés. Désactivez les filtres et vérifiez à nouveau.

Le paramétrage de votre compte entreprise et de votre espace utilisateur ne prend que quelques minutes.

Il est indispensable pour rendre votre utilisation de ProGBat plus agréable, plus simple, et parfaitement conforme aux réglementations.

• Accédez aux paramètres de l'entreprise en cliquant sur les roues crantées en haut à droite de la page.

• Important, seuls les utilisateurs ayant les droits "administrateurs" ont accès à ce menu.

C'est parti !

Inscription gratuite

Inscrivez-vous pour tester gratuitement et sans aucun engagement ProGBat V5 pendant 1 mois, en cliquant ici.

• Choisissez la vignette bleu ProGBat.

  • Vous êtes une micro-entreprise ? Laissez-vous tenter par Easytoday.

• Choisissez de vous inscrire automatiquement avec votre compte Google, Microsoft ou Apple, ou avec votre adresse mail.

• Suivez les indications selon le mode d'inscription, et profitez immédiatement de ProGBat et de toutes ses fonctionnalités, gratuitement et sans engagement, pendant 1 mois.

Choisir sa version

Il n'est pas simple de savoir quelle version est la plus adaptée à votre entreprise, entre Essential et Premium.

Pendant votre période de test gratuite, passez à tout moment d'une version à l'autre pour faire le meilleur choix.

Certaines options vous sont également offertes durant la période de test gratuite, comme la gestion des droits d'accès, l'accès compagnons pour 10 salariés, ou encore le module maintenance et intervention.

Le compte de test est un vrai compte

Dès votre inscription, vous êtes déjà sur votre propre compte, celui que vous utiliserez si vous décidez d'adopter ProGBat pour votre entreprise.

Vous pouvez d'ores et déjà :

• paramétrer votre compte,

• importer :

  • vos clients et fournisseurs,

  • vos devis,

  • vos listes de fournitures,

  • vos ouvrages,

  • vos tarifs fournisseurs.

Attention avant de valider votre première facture sur ProGBat.

La réglementation française est stricte, ProGBat est certifié conforme à la loi antifraude à la TVA.

Toute facture validée sur ProGBat est officielle, et ne pourra plus être supprimée.

De plus, dès la mise en place de la réforme de la facture électronique (France) en Septembre 2026, vos factures seront immédiatement et automatiquement transmises à la Plateforme Publique de Facturation, et comptabilisées par l'administration fiscale.

Mais alors comment faire des factures juste pour tester et apprendre ? Découvrez ci-après les factures de test.

Facture de test

ProGBat permet à chaque nouvel utilisateur de réaliser des factures de test, non comptabilisées et non transmises à l'administration, tant qu'il ne décide pas de réaliser sa première facture réelle.

A la validation de votre première facture, et tant que vous n'aurez pas réaliser une facture réelle, vous aurez le choix de "Rester en mode test" ou "Passer en mode réel".

La facture test porte un numéro généré automatiquement, différent de votre numérotation "officielle" de facture, et précédé du symbole "$".

A l'impression, elle sera estampillée de la mention "Test", conformément à la réglementation.

Ainsi, aucun malentendu possible en cas de contrôle fiscal :

Ces factures "test" ne seront pas comptabilisées dans votre chiffre d'affaires, ne seront pas exportées en comptabilité, et ne seront pas transmises automatiquement à votre PDP (facture électronique obligatoire à partir de Septembre 2026 en France).

Le tableau vous permet de saisir les horaires de l'entreprise, et de définir si une prime repas est prévue pour chacune des journées.

Les horaires définis sur cette page seront affectés automatiquement à vos salariés, mais vous pourrez, pour chaque salarié, définir des horaires spécifiques si besoin.

Cliquez sur le bouton "Paramètres" en haut à droite de l'écran :

Puis sur la vignette "Mon entreprise" de la section "Mon compte".

Vous devez renseigner au minimum l'adresse du siège social de votre entreprise, qui sera automatiquement affichée sur vos documents commerciaux (devis, factures, commandes, ...).

Si besoin, vous pourrez créer autant d'adresses que d'établissements ou de dépôts.

Cliquez sur une adresse dans la liste, ou sur le bouton nouvelle adresse pour afficher le formulaire.

• Identifiant

  • Le logiciel permettant de saisir plusieurs adresse, l'identifiant permet de les différencier facilement.

  • Par exemple : Siège social, Agence 1, ou Agence Nice, Dépôt 1 ou Dépôt rue montaigne, ...

• SIREN / SIRET

  • Le SIREN correspond aux 9 premiers chiffres du SIRET, transmis par L'INSEE. Vous avez déjà dû le saisir dans la section précédente, mais vous pouvez le saisir ou le corriger ici.

  • Le Complément SIRET correspond aux 5 derniers chiffres du SIRET, qui identifie votre établissement (le plus souvent votre seul établissement, c'est à dire le siège social).

• Remplissez simplement les autres informations

  • Adresse, code postal, ville, téléphone, Email

• Depuis le logiciel : Rendez-vous sur l'onglet "Assistance -> Tutos vidéos". Vous y trouverez une section dédiée aux vidéos de support, classées par thématique ou fonctionnalité du logiciel.

• Vidéos de démarrage: Ces vidéos vous guident à travers les premières étapes d'utilisation du logiciel, de l'installation à la configuration de base.

• Tutoriels fonctionnels: Ces vidéos expliquent en détail comment utiliser les différentes fonctionnalités du logiciel, avec des exemples concrets.

• Dépannage: Ces vidéos vous aident à résoudre les problèmes courants que vous pourriez rencontrer lors de l'utilisation du logiciel.

• Nouveautés: Chaque fois que nous publions une mise à jour du logiciel, nous créons des vidéos pour vous présenter les nouvelles fonctionnalités et améliorations.

• Renseignez les informations demandées, et qui seront utilisées dans l'attestation.

• Cliquez sur le bouton bleu "Générer l'attestation".

• Imprimez l'attestation, signez-la, et archivez-la afin de pouvoir la présenter à l'administration fiscale si elle vous la demande.

  • Ce document atteste que ProGBat est conforme à l'article 286 du Code Général des Impôts, vous autorisant à utiliser le logiciel pour réaliser vos factures et gérer les encaissements de vos clients.

Saisie manuelle des CGV

Vous pouvez saisir directement vos CGV dans ProGBat, en choisissant l'option correspondante.

Utilisez les outils de mise en forme comme vous le feriez sur Word par exemple.

Une fois votre texte saisi et mis en forme, pensez à enregistrer.

Vos CGV seront ajoutées automatiquement à vos devis et factures.

Importer les CGV au format pdf

Il est souvent plus facile de récupérer ses CGV déjà existantes au format pdf, ou de les créer sur un outil de type Word, dont les capacités de mise en page sont plus puissantes que celles de ProGBat, et de les convertir en pdf depuis Word.

• Choisissez l'option "En chargeant un fichier pdf"

• Sélectionnez votre fichier, il sera importé dans ProGBat, et affiché automatiquement à la suite de vos devis et factures.

Informations légales

• Pays

  • C'est le pays dont dépend votre siège social. Les taux de TVA et la monnaie de votre pays sont automatiquement appliqués à votre compte.

• Statut juridique

  • Choisissez parmi les statuts proposés, comme EI, SARL, SAS, etc...

• Nom de votre entreprise

  • Important : si vous êtes Entrepreneur Individuel ou Auto Entrepreneur, le nom de votre entreprise est votre patronyme, par exemple JEAN DUPONT.

  • Le nom commercial de votre entreprise, par exemple JEPEINSTOUT, sera saisi plus loin.

• SIREN

  • En France, le numéro SIRET est composé de 9 chiffres (le SIREN), et de 5 autres chiffres correspondant à l'établissement.

  • Ne saisissez que les 9 premiers chiffres. Les 5 chiffres suivants seront saisis pour chaque adresse de votre entreprise (le siège social, et éventuellement les autres établissements).

  • Au moment de la réforme de la facture électronique (à partir de Septembre 2026 en France), ce numéro sera votre identifiant unique pour vous connecter aux Plateformes de Dématérialisation Partenaire. Sans ce numéro, il ne sera pas possible d'émettre une facture.

• Soumis à la déclaration et au paiement de la TVA

  • Activez cette option si vous ne bénéficiez pas de la franchise en base de TVA, généralement réservée aux micro entreprises.

• Option pour le paiement de la taxe d'après les débits

  • Généralement, dans le bâtiment, vous n'êtes pas concerné par cette option.

  • Prenez éventuellement conseil auprès de votre expert-comptable ou votre conseiller fiscal.

• N° de TVA intracommunautaire

  • Ce numéro doit obligatoirement figurer sur vos factures, il est donc indispensable de le renseigner.

• Capital social

  • Renseignez le montant de votre capital social s'il y a lieu.

• Code APE

  • Ce code vous est transmis par l'INSEE suite à votre immatriculation.

• N° de registre métier

  • Renseignez votre numéro de registre des métiers si vous êtes inscrit à la chambre des métiers.

• N° de registre commerce

  • Renseignez votre numéro de registre du commerce si vous êtes inscrit à la chambre de commerce.

Informations commerciales

Ces informations sont facultatives, et seront ajoutées automatiquement sur vos documents devis et factures.

• Logo

  • Intégrez votre logo depuis votre ordinateur, en format image uniquement (jpg, png, jpeg, ...)

  • Il est recommandé d'utiliser un fichier image de bonne qualité, mais pas trop volumineux.

  • Le logo sera automatiquement utilisé sur vos documents commerciaux (devis, factures, commandes, etc...).

• Nom commercial

  • Il s'agit du nom commercial de votre entreprise, s'il est différent du nom juridique, et qu'il est utilisé pour vous faire connaître de vos clients.

    • Si vous êtes Entrepreneur Individuel ou Auto Entrepreneur, le nom juridique de votre entreprise est votre patronyme, par exemple JEAN DUPONT.

    • Le nom commercial de votre entreprise sera par exemple JEPEINSTOUT

• Description de votre activité

  • Par exemple, "Entreprise de peinture et décoration, revêtements sols et murs".

  • Cette description sera automatiquement ajoutée à vos entêtes de devis et factures.

• Site internet

  • Saisissez l'adresse de votre site internet si vous en avez un.

Le concept de marge

ProGBat utilise le concept de la "marge brute", c'est à dire calculée sur le prix d'achat.

Exemple :

• Un article est affiché 100 € en prix public,

• Votre fournisseur vous accorde 30% de remise, vous l'achetez donc 70 €.

• Si vous vendez cet article 100 €,

  • votre marge brute sera de (100 - 70) / 70, soit 42,86 %

  • votre marge nette sera de (100 - 70) / 100, soit 30%.

Pourquoi ne pas utiliser la marge nette, qui correspond à la remise accordée par mon fournisseur sur le prix public ?

Simplement parce que vous êtes libre de vos prix de vente, et rien de vous oblige à vendre 100 € un produit acheté 70 €, sous prétexte qu'il s'agit du prix public du catalogue fournisseur.

La marge brute permet de mieux contrôler ses marges, et donc sa rentabilité.

Que représente la marge sur ProGBat ?

Par souci de simplification, la marge définie sur ProGBat regroupe 2 taux :

• Le pourcentage de frais généraux, appliqué sur le prix d'achat. On obtient le "prix de revient".

• Le pourcentage de bénéfice souhaité, appliqué sur le prix de revient, pour obtenir le prix de vente.

Autrement dit, si vous souhaitez appliquer 10% de frais généraux, et 20% de bénéfices, vous devrez fixer votre marge à 32% :

La méthode simple de calcul

Méthode simple de calcul pour 10% de frais généraux, et 20% de bénéfices :

1,10 * 1,20 = 1,32 soit 32%

Méthode simple de calcul pour 5% de frais généraux et 30% de bénéfices :

1,05 * 1,30 = 1,365 soit 36,5%

Saisir / modifier vos marges

Vous avez défini vos taux de marge avec la méthode précédente, vous pouvez maintenant les appliquer pour chaque type d'élément

• Les fournitures,

• La main d'œuvre,

• La location d'outillage ou matériel de chantier,

• La sous-traitance,

• l'outillage, plus particulièrement l'amortissement de votre propre matériel, notamment engins de chantier.

Mise à jour de la bibliothèque

A chaque fois que vous allez modifier un taux de marge, le logiciel vous demandera si vous souhaitez appliquer la nouvelle marge à toute la bibliothèque.

La bibliothèque d'éléments

• L'application du nouveau taux de marge modifiera le prix de vente de l'élément, et ne modifiera pas son prix d'achat.

• Le nouveau taux sera appliqué à un élément uniquement si sa marge est égale à l'ancien taux.

• Autrement dit, si vous aviez "forcé" la marge d'un élément en particulier, il ne sera pas modifié pour éviter d'écraser vos marges spécifiques.

La bibliothèque d'ouvrages

• Si vous travaillez avec des ouvrages composés, le taux de marge des ouvrages ne sera jamais celui qui est défini ici, car la marge de l'ouvrage dépendra de la marge de chaque élément le composant.

• Lorsque le prix d'un élément est mis à jour, tous les ouvrages dont la composition contient cet élément sont automatiquement mis à jour, ainsi que la marge calculée de chaque ouvrage.

Paramétrer la numérotation des documents

Sélectionnez le type de document souhaité.

Nous prendrons pour exemple la numérotation des factures.

Dans cet exemple :

• Le numéro commence par l'année sur 4 chiffres.

  • Bien entendu, le numéro se mettra à jour à chaque changement d'année de manière automatique.

• Nous avons ajouté le numéro du mois.

  • Le mois est disponible uniquement si l'année a été ajoutée avant dans le modèle.

• Puis nous avons ajouté du texte

  • Ici, uniquement un tiret, mais nous aurions pu par exemple commencer notre modèle de numérotation par une zone texte, pour écrire "F-" par exemple.

• Et enfin, nous avons prévu que le compteur comporte 4 chiffres.

  • Ceci est important, car si vous laissez le compteur avec 1 chiffre par exemple, la facture 10 aura bien le numéro 10, mais si vous triez vos factures par numéro, la facture 10 se retrouvera juste après la facture 1, et pas après la facture 9, car il s'agit de tris alphanumériques.

  • En tri alphanumérique, 202411-10 est plus petit que 202411-9, car le caractère "1" est plus petit que le caractère "9"

Poursuivre la numérotation de mon ancien logiciel

Vous utilisiez Excel, ou un logiciel de facturation, et vous avez déjà une numérotation en cours que vous devez conserver, ne serait-ce que pour poursuivre la chronologie obligatoire.

• Configurez votre numérotation pour qu'elle soit au plus proche de celle que vous utilisiez auparavant.

• Si votre dernière facture avait le numéro 250 par exemple, saisissez 251 dans le champ "Commencer le compteur à la valeur :"

• Ainsi, la première facture que vous validerez sur ProGBat démarrera au numéro 251.

Autoriser le préfixage des numéros de facture

Vous pouvez être amené à avoir plusieurs séries de numérotations distinctes, par exemple si vous avez plusieurs site de facturation, ou si vous souhaitez différencier 2 types de facturation comme "travaux" et "vente showroom" par exemple.

• Activez dans ce cas l'option "Autoriser le préfixage des numéros de facture"

• Au moment de la validation d'une facture, vous pourrez saisir le préfixe correspondant.

  • le compteur est propre à chaque série.

Optez pour une numérotation simple

Contrairement à l'époque "papier", l'informatique permet aujourd'hui de retrouver et d'afficher très simplement et rapidement toutes les informations d'une facture, sans que son numéro ne comporte l'année, le code client, et encore moins le mois.

Au plus votre numérotation sera simple, au mieux se sera.

Une simple configuration du type F00001 est largement suffisante, et sera appréciée de votre expert comptable de l'administration fiscale en cas de contrôle.

Factures : numéro provisoire

Lorsque vous créez une facture sur ProGBat, elle porte un numéro provisoire, au format $000001 Ceci permet de supprimer une facture provisoire, sans créer de trou dans votre numérotation.

Votre modèle de numérotation, et le numéro réel de la facture s'appliqueront au moment de la validation de la facture.

Retrouvez ici les taux de TVA utilisés par votre entreprise, et paramétrés à l'avance selon votre pays.

Si vous aviez besoin de taux de TVA complémentaires, contactez votre support.

Pour la France, seule la mention d'autoliquidation est requise pour le taux à 0%, et différente selon qu'il s'agisse de sous-traitance, de micro-entreprise, ou de ventes intracommunautaires.

Paramétrer mon compte ProGBat

La première chose à faire est sans doute de saisir vos informations essentielles, pour que vos premiers devis et factures soient parfaitement conformes à la réglementation.

Importer vos fichiers

La gestion des droits permet d'autoriser ou de bloquer l'accès de vos utilisateurs à certaines fonctionnalités du logiciel.

Concept de la gestion des droits :

• Vous définissez un ou plusieurs "rôles".

  • Par exemple, vous pouvez créer un rôle "Conducteur de travaux", un rôle "Commercial", etc...

• Chaque rôle contient un certain nombre de droits ou restrictions.

• Il suffit ensuite d'attribuer un rôle à un utilisateur pour lui appliquer les droits d'utilisation correspondant à sa fonction.

Créer un nouveau rôle

• Depuis la liste des utilisateurs, cliquez sur "Gestion des droits".

• Cliquez sur le bouton "Gestion des droits"

• Cliquez sur le bouton "Nouveau rôle" et donnez un nom à ce rôle

• Activez uniquement les fonctionnalités que vous souhaitez autoriser pour ce rôle.

Attribuer un rôle à un utilisateur

• Ouvrez la fiche d'un utilisateur à partir de la liste des utilisateurs

• Dans le champs "Droits", sélectionnez le rôle que vous souhaitez attribuer à cet utilisateur

• Validez.

Documents privés

Un devis ou une facture peuvent être privés, c'est à dire consultables ou modifiables uniquement par l'utilisateur qui l'a créé, le charge d'affaire désigné, ou un administrateur du compte.

2 permissions autorisent un utilisateur à consulter, modifier/supprimer les devis ou les factures privées.

Liste des autorisations

Administration

• Paramétrage de votre entreprise

• Gestion des utilisateurs et droits d'accès

• Gestion des modèles de documents

• Gestion de votre compte.

Tiers

• Consulter les fiches clients

• Créer / modifier / supprimer des clients

• Consulter les fiches fournisseurs

• Créer / modifier / supprimer des fournisseurs

• Consulter les fiches des tiers (autres que clients et fournisseurs)

• Créer / modifier / supprimer des tiers (autres que clients et fournisseurs)

• Gérer la liste des types de tiers

Affaires / Chantiers

• Consulter les fiches chantier

• Créer / modifier / supprimer des chantiers

• Consulter les devis

• Créer / modifier / supprimer des devis

• Modifier / supprimer les devis privés (d'autres utilisateurs)

• Créer / modifier / supprimer des devis type

• Imprimer les devis

• Consulter les factures client

• Créer / modifier / supprimer des factures clients

• Modifier / supprimer les factures client privées (d'autres utilisateurs)

• Imprimer les factures clients

• Gérer le planning de chantier

Achats

• Consulter les commandes fournisseurs

• Créer / modifier / supprimer des commandes fournisseurs

• Imprimer les commandes fournisseurs

• Consulter les bons de livraison

• Créer / modifier / supprimer des bons de livraison

• Consulter les factures fournisseurs

• Créer / modifier / supprimer des factures fournisseurs

Bibliothèque d'Eléments / Ouvrages

• Consulter les éléments du catalogue

• Créer / modifier / supprimer des éléments du catalogue

• Consulter les ouvrages du catalogue

• Créer / modifier / supprimer des ouvrages du catalogue

Personnel

• Consulter les fiches du personnel

• Gérer les fiches du personnel

• Consulter les heures travaillées

• Saisir les heures de travail

Gestion / Comptabilité

• Voir les statistiques de l'activité

• Voir les opérations bancaires

• Saisir des opérations bancaires

• Paramétrage comptable

• Exports comptables

Fichiers

• Accéder à l'espace d'archivage ProGBox

• Accéder à la galerie d'images

Utilisateur

• Modifier ses préférences (Envois de documents, taux de TVA, ...etc)

• Accéder à mon agenda

Support

• Accéder au support technique

Les rôles par défaut

Ces rôles sont prédéfinis, et utilisables sans souscrire à l'option "Gestion des droits".

Ils ne sont pas modifiables.

• L' administrateur a accès à toutes les fonctionnalités de la licence activée, sans aucune restriction

• L' utilisateur n'a pas accès à certaines fonctionnalités et données "sensibles" :

  • Paramétrage du compte

  • Gestion des utilisateurs

  • Personnalisation des modèles de document

  • Chiffres clés (dont Chiffres d'affaires sur le tableau de bord)

  • Analyse de la rentabilité du chantier

  • Liste des règlements (mais il pourra bien sûr les saisir)

  • Export de données

  • Données comptables

• L' expert-comptable a accès uniquement :

  • À la consultation des factures de vente et d'achat

  • Au paramétrage de l'entreprise et des modèles de documents

  • Aux exports comptables

  • À la ProGBox pour exporter vos factures client en un clic

  • Au menu "Assistance".

• Cliquez sur le menu "Paramètres" en haut à droite de la page,

• Puis sur la vignette "Utilisateurs".

Gestion des utilisateurs

Ajouter et Gérer mes comptes bancaires

Depuis la liste des comptes bancaires,

• Cliquez sur "Nouveau compte" pour enregistrer un nouveau compte bancaire sur ProGBat,

• ou cliquez sur un compte existant dans la liste pour apporter des modifications.

• Renseignez les différents champs :

  • Saisissez les informations souhaitées, aucune n'est obligatoire.

  • Les informations du RIB permettent d'afficher vos coordonnées bancaires sur vos documents commerciaux (devis, factures), il est recommandé de les préciser.

Connecter vos comptes bancaires à ProGBat pour un suivi de trésorerie en temps réel.

Dès vos comptes connectés, retrouvez sur ProGBat toutes vos opérations bancaires, et pointez en toute simplicité vos factures de ventes et d'achats pour un suivi précis de vos échéances et de votre trésorerie.

Vous avez déjà défini vos comptes bancaires sur ProGBat ?

• Vérifiez que vous avez bien renseigné le numéro IBAN du compte que vous allez connecter :

  • Ouvrez la fiche du compte,

  • Vérifiez l'IBAN et le BIC dans les champs prévus.

Si votre compte bancaire n'est pas encore créé sur ProGBat, il le sera automatiquement au moment de la connexion.

Connexion d'un compte bancaire à ProGBat

• Cliquez sur le bouton "Connecter mes comptes" en haut de la liste des comptes.

• • Suivez les instructions de connexion sécurisée.

Félicitations, votre compte bancaire est connecté à ProGBat, les données bancaires seront remontées dans ProGBat dans les prochaines minutes, à partir du jour de la connexion et de manière automatique chaque jour.

Signature de l'entreprise

• Recherchez le fichier image de votre signature sur votre ordinateur, et importez le (tampon signé pris en photo ou scanné par exemple)

  • Le fichier image doit être au format "png" ou "jpg".

  • Les fichiers .pdf, .docx ne sont pas des images et ne sont pas reconnus.

  • Généralement, il faudra retoucher l'image avant de l'importer, notamment pour enlever tout le blanc autour de la signature si vous l'avez scannée au format A4 par exemple.

Durée de validité des devis

Dans la vignette "Autres paramètres", définissez la durée de validité par défaut de vos devis, par exemple 15 jours, ou 3 mois.

• La durée sera appliquée par défaut lorsque vous créez un nouveau devis, en affichant la date de validité du devis

• Cette date pourra être modifiée sur le devis.

Nombre de décimales des prix unitaires

Il est parfois utile, pour certaines entreprises, d'afficher des prix unitaires sur 3 décimales par exemple.

Pour la France, le nombre de décimales par défaut est 2, vous pouvez l'adapter selon vos besoins.

Catégorie de vente par défaut

En France, dans le cadre de la réforme de la facture électronique, il sera bientôt obligatoire de préciser si la facture que vous établissez concerne une prestation de services, une livraison de biens, ou les deux.

Cette mention est déjà prévue dans ProGBat, il convient de préciser ici le cas le plus courant. Bien entendu, vous pourrez modifier la mention pour chaque devis/facture lorsque le cas se présente.

Conditions de règlement

Passez la souris sur la vignette, un petit crayon apparaît pour ouvrir le formulaire d'édition de vos conditions de règlement par défaut, c'est à dire celles qui s'appliquent automatiquement lorsque vous créez un devis.

Concept d'application des conditions de règlements

Sur ProGBat, vous pourrez définir des conditions de règlement à plusieurs niveaux, qui sont appliquées dans cet ordre :

Délais de règlement

• Choisissez "Règlement comptant" si votre client doit vous régler à la réception de la facture, c'est à dire sans délai.

• Choisissez "Règlement avec délai" pour paramétrer le délai de paiement :

  • Saisissez par exemple 30 (jours), et choisissez "fixe" ou "fin de mois".

    • Fixe : Si la facture est validée le 15 du mois, l'échéance sera le 15 du mois suivant

    • Fin de mois : Si la facture est validée le 15 du mois, l'échéance sera le 30 (31) du mois suivant.

    • Jour du mois suivant : Si vous avez choisi une échéance fin de mois, vous pouvez préciser un jour du mois suivant :

      • Par exemple vous avez choisi 30 jours fin de mois le 10 (jour du mois suivant),

      • L'échéance sera le 10 du mois M+2.

Paramètres de règlement

Conditions générales de vente

ProGBat permet de créer plusieurs modèles de conditions générales de ventes, par exemple pour afficher des conditions différentes selon que le client soit un particulier ou un professionnel, ou encore pour un marché public.

• Sélectionnez ici le modèle "par défaut", celui utilisé le plus souvent.

• Si vous définissez un modèle spécifique dans la fiche client, le modèle sera automatiquement appliqué dans le devis en lui attribuant le client.

• Enfin, vous pouvez à tout moment appliquer le modèle de votre choix dans un devis.

Mode de règlement

Saisissez le mode de règlement privilégié.

Retenue de garantie

Si vous réalisez essentiellement des travaux soumis à retenue de garantie, saisissez ici le taux de la RG (le plus souvent 5%).

Cette saisie n'aura aucune incidence sur vos devis, mais sera appliquée dès la première facture de travaux, vous évitant ainsi un éventuel oubli.

Vous pourrez modifier, supprimer ou ajouter une RG à tout moment sur vos devis et factures.

Acomptes

ProGBat permet de définir et de calculer le montant de l'acompte qui sera demandé au client, en fonction du montant du devis.

Il est traditionnel de demander 30% d'acompte avant le démarrage des travaux, mais il est également possible de définir 2 acomptes, par exemple 10% à la signature, et 30% au démarrage des travaux.

• Ajoutez (bouton vert "+") ou supprimer des acomptes (corbeille rouge)

• Définissez le taux, et le texte correspondant à chaque acompte.

• Le texte sera automatiquement dans vos conditions de règlement, et le montant de chaque acompte sera affiché sur le devis, en fonction du taux choisi, et du montant du devis.

• Afficher les acomptes dans une liste à puce permet d'afficher chaque ligne d'acompte avec un "point" devant, exactement comme le texte que vous lisez actuellement.

Texte des conditions de règlement

Saisissez dans ce cadre le texte souhaité, généralement et à minima le texte légal et obligatoire en France sur les pénalités de retard :

"Après la date d'échéance, tout paiement différé entraine l'application d'une pénalité de 3 fois le taux d'intérêts légal (loi 2008-7769 du 04/08/2008) ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros (Décret 2012-1115 du 02/10/2012)."

Créer un nouvel utilisateur

• Cliquez en haut de la liste sur "Nouvel utilisateur".

• Saisissez son adresse mail, qui sera également son identifiant de connexion à ProGBat.

• Remplissez les différents champs : Précisez le niveau de droit de ce nouvel utilisateur. Les droits pourront être modifiés à tout moment.

• Validez.

Un email sera envoyé à l'utilisateur l'invitant à créer son mot de passe, personnel et sécurisé.

Il pourra immédiatement se connecter au logiciel avec son adresse email et son mot de passe.

Les droits utilisateurs par défaut

Par défaut, ProGBat propose 3 niveaux de droits :

• Les droits "Administrateur".

  • C'est le plus haut niveau de droits, l'utilisateur a accès à l'ensemble des fonctionnalités et paramétrages du logiciel.

  • Plusieurs utilisateurs peuvent avoir les droits "Administrateur".

• Les droits "Utilisateur".

  • Ce niveau de droits ne donne pas accès à certaines fonctionnalités et données "sensibles" :

    • Paramétrage du compte

    • Gestion des utilisateurs

    • Personnalisation des modèles de document

    • Chiffres clés (dont Chiffres d'affaires sur le tableau de bord)

    • Analyse de la rentabilité du chantier

    • Liste des règlements (mais il pourra bien sûr les saisir)

    • Export de données

    • Paramétrage et exports comptables.

• Les droits "Expert-comptable".

  • Ce niveau, comme son nom l'indique, est idéal pour votre expert-comptable, en lui donnant accès uniquement :

    • À la consultation des factures de vente et d'achat

    • Au paramétrage de l'entreprise et des modèles de documents

    • Aux exports comptables

    • À la ProGBox

    • Au support technique.

Les droits utilisateurs étendus

La gestion des droits, disponible en option, vous permettra d'octroyer à chaque utilisateur les droits d'utilisation en rapport avec sa fonction dans votre entreprise.

Cliquez ici pour apprendre à gérer les droits utilisateurs.

• Ouvrez la page des paramètres en cliquant sur les petites roues crantées en haut à droite de la page :

• Puis sur la vignette "Importer mes données" de la section "Gestion de mes données".

Préparation du fichier à importer

• Votre fichier doit être au format Excel (xlsx) ou Csv (csv)

• Vérifiez que la première ligne contienne des titres de colonnes, ce sera plus pratique lors de l'importation. Par exemple :
• Le fichier doit contenir au moins le nom du client si c'est un particulier, ou le nom de l'entreprise si c'est un professionnel.

• Si le client est un professionnel :

  • Vous pouvez renseigner en plus du nom de l'entreprise le nom et prénom d'un contact chez le client.

  • Si vous souhaitez importer plusieurs contacts chez le même client :

    • Le nom ET l'adresse de l'entreprise doivent être répétés exactement sur chaque ligne,

    • Précisez sur chaque ligne le nom/prénom du contact, son email, son téléphone fixe et/ou mobile

  • Si un client a plusieurs adresses :

    • Le nom de l'entreprise doit être répété exactement sur chaque ligne.

Import du fichier

• Choisissez le type de Contact à importer. Cet article détaille l'import du fichier client, mais la procédure est exactement la même quel que soit le type de contact à importer.
• Sélectionnez votre fichier à importer, en cliquant dans le champ correspondant.

• Si votre fichier contient les titres de colonne en première ligne (fortement recommandé), activez l'option comme sur l'image.

• Si votre fichier est un fichier .csv, précisez le séparateur des colonnes et l'encodage du fichier.

• Cliquez sur "Analyser le fichier"

• Faites correspondre les colonnes de votre fichier (à droite) avec les colonnes de ProGBat (à gauche)
• Cliquez sur le bouton "Suivant"

• Un aperçu vous permettra de vous assurer que vos données sont dans les bonnes colonnes.

• Si vous êtes satisfait(e), importez le fichier.

Le tableau de bord est une page affichant des chiffres clés, des graphiques, des listes, pour avoir immédiatement sous les yeux les indicateurs qui vous semblent essentiels pour votre activité.

A la première connexion, le logiciel vous propose de choisir entre un tableau de bord "prêt à l'emploi", et un tableau de bord à personnaliser totalement selon vos envies

• Choisissez le Tableau de bord prêt à l'emploi, vous pourrez à tout moment le personnaliser en ajoutant, déplaçant ou supprimant des vignettes.

• Choisissez la personnalisation si vous souhaitez tout de suite choisir les indicateurs les plus pertinents pour vous.

Personnaliser mon tableau de bord

A tout moment, vous pouvez personnaliser votre tableau de bord en cliquant sur le crayon affiché à côté du titre "Tableau de bord".

La personnalisation est très simple :

1 - Choisir le type de ligne

3 types de lignes sont proposés :

• 4 petites vignettes : ce sont généralement des vignettes contenant simplement un chiffre, comme le chiffre d'affaires de l'année en cours.

• 2 grandes vignettes : elles affichent des graphiques, pour voir par exemple l'évolution de votre chiffre d'affaires mois par mois.

• 1 vignette très large : elles occupent toute la largeur de la page, et sont utilisées pour afficher des listes, comme par exemple vos 5 derniers devis.

Vous pouvez afficher 4 lignes sur votre tableau de bord, simplement en attrapant le type de ligne souhaité, et en le plaçant où vous les souhaitez sur le tableau de bord.

2 - Supprimer une ligne de vignettes

Cliquez simplement sur la corbeille en bout de ligne.

Attention, cela supprime l'ensemble des vignettes de cette ligne.

3 - Déplacer une ligne de vignettes

Cliquez simplement sur le bouton de déplacement en bout de ligne, pour faire monter, ou descendre la ligne.

4 - Supprimer une vignette

Cliquez simplement sur la corbeille en haut à droite de la vignette.

L'emplacement sera vidé pour choisir une autre vignette (point 6)

5 - Déplacer une vignette

Cliquez simplement sur le bouton de déplacement en haut à droite de la vignette, pour la déplacer de droite à gauche ou de gauche à droite sur dans la ligne de vignettes.

6 - Choisir une vignette

Cliquez sur la petite flèche à côté du nom de la vignette (ou du trait si la vignette est vide), et choisissez dans la liste la vignette souhaitée.

Les vignettes sont proposées en fonction de leur taille dans la ligne.

Vous avez terminé ? n'oubliez pas d'enregistrer votre nouveau tableau de bord.

• Ouvrez la page des paramètres en cliquant sur les petites roues crantées en haut à droite de la page :

• Puis sur la vignette "Importer mes données" de la section "Gestion de mes données".

Sélectionnez "Fournitures" dans la section "Bibliothèque".

Préparation du fichier à importer

• Votre fichier doit être au format Excel (xlsx) ou Csv (csv)

• Vérifiez que la première ligne contienne des titres de colonnes, ce sera plus pratique lors de l'importation.

Sélection du fichier

• Sélectionnez votre fichier à importer, en cliquant dans le champ correspondant.

• Si votre fichier contient les titres de colonne en première ligne (fortement recommandé), activez l'option.

• Si votre fichier est un fichier .csv, précisez le séparateur des colonnes et l'encodage du fichier.

Distinguer fichier fourniture et tarif fournisseur

La nuance est importante :

• Le fichier fourniture n'est pas lié à un fournisseur en particulier. Il s'agit le plus souvent d'un fichier que vous avez vous-même constitué sur Excel ou votre ancien logiciel.

• Le tarif fournisseur est établi par un fournisseur en particulier, avec vos propres conditions tarifaires, et les références articles du fournisseur.

  • Vous êtes certains des tarifs, ce sont ceux que votre fournisseur vous applique.

  • Les références permettent de passer des commandes précises sans risque d'erreurs,

  • Le contrôle de vos factures fournisseurs est facilité

  • Si vous utilisez les ouvrages composés, le chiffrage de vos devis sera optimisé.

• Pour un même article, il sera possible de saisir plusieurs tarifs fournisseurs.

S'il s'agit d'un tarif fournisseur, activez l'option "Ce fichier est un tarif fournisseur", ou réalisez l'import depuis la fiche du fournisseur.

Import du fichier

• Cliquez sur "Analyser le fichier"

• Faites correspondre les colonnes de votre fichier (à droite) avec les colonnes de ProGBat (à gauche)

• Cliquez sur le bouton "Suivant"

• Un aperçu vous permettra de vous assurer que vos données sont dans les bonnes colonnes.

• Si vous êtes satisfait(e), importez le fichier.

Sélectionnez "Fournitures" dans la section "Bibliothèque".

Préparation du fichier à importer

• Votre fichier doit être au format Excel (xlsx) ou Csv (csv)

• Vérifiez que la première ligne contienne des titres de colonnes, ce sera plus pratique lors de l'importation.

Sélection du fichier

• Sélectionnez votre fichier à importer, en cliquant dans le champ correspondant.

• Si votre fichier contient les titres de colonne en première ligne (fortement recommandé), activez l'option.

• Si votre fichier est un fichier .csv, précisez le séparateur des colonnes et l'encodage du fichier.

Distinguer fichier fourniture et tarif fournisseur

La nuance est importante :

• Le fichier fourniture n'est pas lié à un fournisseur en particulier. Il s'agit le plus souvent d'un fichier que vous avez vous-même constitué sur Excel ou votre ancien logiciel.

• Le tarif fournisseur est établi par un fournisseur en particulier, avec vos propres conditions tarifaires, et les références articles du fournisseur.

  • Vous êtes certains des tarifs, ce sont ceux que votre fournisseur vous applique.

  • Les références permettent de passer des commandes précises sans risque d'erreurs,

  • Le contrôle de vos factures fournisseurs est facilité

  • Si vous utilisez les ouvrages composés, le chiffrage de vos devis sera optimisé.

• Pour un même article, il sera possible de saisir plusieurs tarifs fournisseurs.

S'il s'agit d'un tarif fournisseur, activez l'option "Ce fichier est un tarif fournisseur", ou réalisez l'import depuis la fiche du fournisseur.

Import du fichier

• Cliquez sur "Analyser le fichier"

• Faites correspondre les colonnes de votre fichier (à droite) avec les colonnes de ProGBat (à gauche)

• Cliquez sur le bouton "Suivant"

• Un aperçu vous permettra de vous assurer que vos données sont dans les bonnes colonnes.

• Si vous êtes satisfait(e), importez le fichier.

Situation du compte

Cette page affiche votre licence et vos options, ainsi que la date et le montant de votre prochain prélèvement.

Arrêter mon abonnement

Vous souhaitez suspendre, provisoirement ou définitivement, votre abonnement et votre utilisation de ProGBat.

Nous le regrettons, bien sûr, mais nous respectons votre choix.

Cliquez simplement sur ce bouton, saisissez le code de confirmation demandé, c'est tout. Aucune justification ou pénalité ne vous sera demandée.

Votre licence restera active jusqu'à sa fin de validité, et ne sera pas renouvelée.

Reprendre un abonnement ultérieurement

Vous avez suspendu votre abonnement, mais vos données sont toujours là, et votre compte reste ouvert.

A tout moment, rendez vous sur la boutique pour souscrire une nouvelle licence.

Mes factures

Retrouvez ici toutes les factures de vos licences et options, téléchargeables en un clic.

Mes comptes ProGBat

ProGBat est multi-comptes, c'est à dire que vous pouvez, avec une seule adresse de connexion, passer en un clic d'un compte à l'autre.

En cliquant sur "Créer un nouveau compte ProGBat", un nouveau compte sera créé et vous y serez automatiquement rattaché en qualité d'administrateur multi-comptes.

Sélectionnez "Ouvrages" dans la section "Bibliothèque".

Préparation du fichier à importer

• Votre fichier doit être au format Excel (xlsx) ou Csv (csv)

• Vérifiez que la première ligne contienne des titres de colonnes, ce sera plus pratique lors de l'importation.

Importer mes anciennes factures sur ProGBat

Poursuivre sur ProGBat une facturation commencée sur un autre logiciel

Cas n° 1 - Je dois facturer un devis réalisé sur mon ancien logiciel

• Créez un devis sur ProGBat pour ce client, et importez son contenu.

  • Vous pouvez bien sur le ressaisir manuellement si vous ne pouvez pas importer le contenu

• Vous n'avez plus qu'à réaliser votre facture d'acompte ou de travaux depuis le devis.

Cas n° 2 - J'ai déjà fait un devis et une facture d'acompte sur mon ancien logiciel

• Créez un devis sur ProGBat pour ce client, et importez son contenu.

  • Vous pouvez bien sur le ressaisir manuellement si vous ne pouvez pas importer le contenu

• Depuis le devis, cliquez à droite de la page sur le bouton "Facturer", et choisissez "Facture d'acompte"

• Saisissez le montant de l'acompte

• Validez cette facture d'acompte en mode "Test / Apprentissage"

• Lorsque vous facturez les travaux en mode "réel", le montant de l'acompte facturé en mode test sera automatiquement déduit.

Situation 2 : Vous avez déjà validé au moins une facture en mode "réel" sous votre compte ProGBat

Dans ce cas, il ne faut surtout pas recréer la facture d'acompte sur ProGBat, car vous auriez comptablement et fiscalement 2 factures d'acompte, celle réalisée sur votre ancien logiciel, et celle réalisée sur ProGBat.

Voici donc comment procéder :

• Créez un devis sur ProGBat pour ce client, et importez son contenu.

  • Vous pouvez bien sur le ressaisir manuellement si vous ne pouvez pas importer le contenu

• Créez votre facture de travaux depuis le devis.

• Tant que votre facture est en mode brouillon, cliquez dans le pied de la facture sur le bouton bleu "Majorations / Déductions T.T.C"

• Ajoutez une déduction en cliquant sur le bouton vert "+"

  • Laissez le type à "-",

  • Saisissez un libellé du type "Acompte n° xxxx du jj/mm/aaaa,

  • Laissez le signe négatif (l'acompte est déduit),

  • Saisissez le montant TTC de l'acompte reçu.

• Enregistrez, l'acompte sera déduit du net à payer de la facture.

Cas n° 3 : J'ai déjà réalisé plusieurs situations de travaux sur mon ancien système, comment continuer la facturation sur ProGBat ?

Vous avez réalisé une ou plusieurs situations de travaux pour un chantier, sur Excel ou un autre logiciel, et souhaitez réaliser la prochaine situation sous ProGBat.

La procédure n'est pas compliquée, mais réclame toute votre attention. Suivez-bien toutes les étapes

• Si vous le pouvez, exportez depuis votre ancien logiciel le contenu de votre devis au format Excel ou csv.

• Si le devis a été réalisé sur Excel, il faudra simplement le nettoyer pour obtenir un fichier comme suit :

• Si vous ne pouvez pas obtenir un fichier Excel ou csv, il faudra ressaisir le devis "manuellement" dans ProGBat.

• • Vous pouvez bien sur le ressaisir manuellement si vous ne pouvez pas importer le contenu.

• Bien entendu, vous pouvez importer ou saisir le contenu de votre dernière situation, comme s'il s'agissait d'un devis.

  • Dans ce cas, importez bien les informations du marché, pas de l'avancement.

• Finalisez ce devis, en prenant soin de modifier les dates et le numéro du devis pour que les informations d'origine soient bien reprises sur les prochaines situations.

• Ouvrez la liste des factures,

• Cliquez sur "Nouvelle facture",

• Choisissez "Situation de travaux réalisée sur un autre logiciel".

• Sélectionnez le devis réalisé au point précédent.

• Une facture est créée, en statut "Brouillon", afin que vous puissiez saisir les avancements.

• Reproduisez les avancements de la dernière situation réalisée sur votre ancien système.

• N'oubliez pas de saisir les éventuelles retenues de garanties, compte prorata et autres déductions en pied de facture.

• Vérifiez bien que les totaux correspondent à votre dernière situation.

• Cliquez sur "Prévisualiser / Finaliser".

• Vérifiez une dernière fois les montants, et cliquez sur "Finaliser".

• La popup vous confirme que cette facture est récupérée de votre ancien système, et qu'elle ne sera donc pas comptabilisée dans ProGBat.

  • Spécifiez la date à laquelle cette situation a été réalisée sur votre ancien système.

  • Précisez quel était le numéro de cette situation.

  • Le numéro de facture est numéro interne, il n'est pas modifiable.

  • La date d'échéance n'a pas d'importance dans le contexte.

• Validez, une facture "test" sera créée, sans aucune incidence sur votre comptabilité et votre chiffre d'affaires sur ProGBat.

• A partir de cette facture, créez la nouvelle situation.

• Mettez à jour les avancements, et finalisez la facture.

• Cette nouvelle facture sera bien intégrée dans ProGBat, et prendra la suite de la numérotation de vos situations de travaux pour ce marché.

Dans de nombreux cas, il peut être utile de récupérer des devis ou des avancements réalisés sur votre ancien système de gestion, que se soit sur Excel ou sur un autre logiciel.

• Un devis réalisé sur votre ancien système, et que vous devez maintenant facturer sur ProGBat

• Un acompte, déjà reçu ou facturé sur votre ancien système, et que vous devez déduire de la facture de travaux sur ProGBat

• Ou encore réaliser la 4ème situation de travaux, alors que les 3 premières ont été faites par ailleurs.

Retrouvez toutes les précisions sur les articles suivants :

Paramétrer mon tableau de bord

Chef d'entreprise, Assistante administrative, Conducteur de travaux, ..., vous n'avez pas tous les mêmes besoins. Voici comment paramétrer l'affichage de votre tableau de bord personnel.

Le paramétrage en image

Le paramétrage en détail

Le concept est simple :

• Vous créez un devis sur ProGBat, en renseignant le client, éventuellement le chantier, et en laissant le contenu vide.

• Vous importez le contenu depuis un fichier Excel ou csv.

Préparez votre fichier

Pour pouvoir importer un devis dans ProGBat, il faut d'abord pouvoir :

• Soit l'exporter depuis votre ancien logiciel au format Excel ou csv. Rapprochez-vous de l'éditeur du logiciel pour savoir comment exporter le contenu d'un devis.

• Soit utiliser un devis réalisé sur Excel.

• Soit essayer de transformer un fichier Word en Excel, si vous utilisiez Word pour réaliser vos devis.

Quoi qu'il en soit, il faut que vous puissiez obtenir un fichier Excel ou csv, pour le mettre en forme et le préparer à être importé dans ProGBat.

• Ouvrez votre fichier dans Excel (ou votre tableur habituel).

• Ne conservez que les lignes du contenu : supprimez les entêtes (nom du chantier, références diverses, etc...), les lignes de totaux et sous-totaux, les lignes vides, etc

• Ne conservez que ces 5 colonnes, et organisez-les en respectant l'ordre suivant :

• Numérotez vos titres, sous-titres et lignes s'ils ne le sont pas déjà, pour permettre au logiciel de respecter la structure des titres et sous-titres au moment de l'import et calculer les sous-totaux correctement.

Importez votre fichier

• Créez un nouveau devis, puis ouvrez l'onglet "Lignes".

• Cliquez à droite de la page sur le bouton "Import / Export" et choisissez "Importer le contenu".

• Sélectionnez votre fichier

  • Activez "La première ligne contient les titres" (recommandé)

  • Laissez généralement le séparateur et l'encodage par défaut.

• Cliquez sur "Analyser".

Vérifier avant d'importer

Vérifiez, et modifiez si nécessaire les types et niveaux de titres et lignes. Cette étape est essentielle pour un import réussi.

Astuce après import du contenu de votre devis

Lorsque vous importez un fichier Excel, vous importez du texte, qui n'est pas lié à votre bibliothèque d'ouvrages.

Vous pouvez rattacher chaque ligne de votre devis à un ouvrage de votre bibliothèque, sans modifier le libellé de l'ouvrage importé (essentiel pour un DPGF), simplement en cliquant sur l'icone du lien dans le menu de ligne.

Ainsi chaque ligne sera automatiquement chiffrée, et liée à un ouvrage de votre bibliothèque.

Créer un devis

Il existe plusieurs manière de créer un devis :

• Créer un devis depuis la liste des devis
• Créer un devis depuis le menu de création rapide

  • Choisissez "Créer un devis".

  • Ce menu est totalement paramétrable, apprenez ici comment le paramétrer.

• Créer un devis depuis la fiche client

  • Ouvrez la fiche du client,

  • Ouvrez l'onglet "Activité",

  • Ouvrez la vignette "Devis",

  • Cliquez sur le bouton vert "Nouveau devis" en haut de la liste.

• Créer un devis depuis la fiche chantier

  • Ouvrez la fiche du chantier,

  • Ouvrez l'onglet "Travaux",

  • Ouvrez la vignette "Devis",

  • Cliquez sur le bouton vert "Nouveau devis" en haut de la liste.

Réaliser un devis

Les articles suivant vous permettront de saisir les informations et de chiffrer vos devis avec de nombreux automatismes, des fonctionnalités particulièrement puissantes, et de présenter des devis de niveau professionnel à vos clients.

Cadre légal

Le devis décrit les travaux à exécuter et estime le prix définitif. Il doit être accepté et signé par le client, avant toute exécution de commande, afin de vous assurer d'être payé.

Pour les prestations listées ci-dessous, le professionnel doit obligatoirement établir un devis détaillé avant l'exécution des travaux, quel que soit le montant estimé des travaux, et que la prestation concerne :

• des prestations de dépannage, de réparation et d'entretien effectuées pour les travaux de maçonnerie, fumisterie et génie climatiques, ramonage, isolation, menuiserie, serrurerie, couverture, plomberie, installation sanitaire, étanchéité, plâtrerie, peinture, vitrerie, miroiterie, revêtement de murs et de sols...

• des travaux de raccordement, d'installation, d'entretien et de réparation portant sur des équipements électriques, électroniques et électroménagers.

S'il s'agit de prestations de dépannage, de réparation et d'entretien dans le secteur du bâtiment, le professionnel doit préciser le caractère gratuit ou payant du devis.

Mentions obligatoires :

1 - Information de l'entreprise

• Nom, Raison Sociale et Adresse de l'entreprise

• Statut et forme juridique de l'entreprise

• N° de SIRET, et pour un artisan : Numéro au Répertoire des Métiers (N° Sirene+ RM + N° du département d'immatriculation)

• Numéro individuel d'identification à la TVA

2 - Données du devis

• Date du devis

• Validité de l'offre

• Nom et adresse du client

• Adresse du chantier si elle est différente de celle du client

• Date estimée de début des travaux ou de la prestation

• Durée estimée des travaux ou de la prestation

3 - Données détaillées de l'offre

• Décompte détaillé (et description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire

• Prix horaire ou forfaitaire de main d'œuvre

• Frais de déplacement, éventuellement

4 - Conditions de règlement

• Conditions de paiement, de livraison et d'exécution

• Montant total de l'offre, en HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables.

5 - Gestion des déchets

Depuis le 1er Juillet 2021 (France), le décret n° 2020-1817 du 29 décembre 2020, oblige à préciser les modalités relatives à la gestion des déchets sur les devis :

• Estimation de la quantité totale des déchets générés par le chantier

• Modalités de gestion et d’enlèvement des déchets générés durant le chantier (devant souligner l'effort de tri réalisé sur le chantier et la nature des déchets pour lesquels une collecte séparée est prévue)

• Le ou les points de collecte où votre entreprise prévoit de déposer les déchets issus du chantier (points de collecte identifiés par leur raison sociale, leur adresse et le type d'installation)

• Estimation des coûts de gestion et d'enlèvement des déchets

6 - Assurances professionnelles

Depuis le 20/06/2014, il est obligatoire de mentionner sur tous vos devis et factures (pour la France) :

• Les références de votre assurance professionnelle

• Les coordonnées de l'assureur

• La couverture géographique de votre contrat.

7 - Conditions Générales de Vente

8 - Acceptation du devis

Ne commencez jamais un chantier tant que le devis n'est pas daté et signé par votre client :

• Signature "à la main" si vous avez remis le devis en main propre, ou par mail au format pdf,

• Signature "au doigt" sur un écran de smarphone ou de tablette

  • Attention, cette signature n'a pas réellement de valeur légale en cas de litige, ne l'utilisez que pour des petits devis, de dépannage par exemple.

9 - Attestation de TVA à taux réduit (France)

Depuis le 15/02/2025, une nouvelle réglementation s'impose lorsqu'un devis est soumis à un taux réduit de TVA.

L'attestation de TVA est remplacée par une simple phrase ajoutée de manière automatique sur tout devis concerné par un taux réduit de TVA.

Une des raisons principales d'utiliser un logiciel tel que ProGBat est de réaliser des devis, de les faire accepter et signer par vos clients, et de facturer les travaux réalisés, le tout de manière totalement réglementaire.

Générez automatiquement des factures d'acompte, des factures de situations de travaux, des factures de fin de chantier (DGD), intégrez des avenants en cours de chantier, gérez les retenues de garantie, le compte prorata, les révisions de prix (marchés publics), le paiement direct des sous-traitants, corrigez et annulez des factures, le tout dans un cadre 100% réglementaire, et déjà prêt pour la réforme de la facture électronique de 2026.

C'est parti !

La liste des devis

Les colonnes "filtres"

Ces colonnes permettent d'appliquer plusieurs filtres prédéfinis pour affiner vos recherches.

De manière générale, il est préférable de désactiver tous les filtres plutôt que de tous les activer, le résultat sera le même, mais l'affichage de la liste sera plus rapide et performant.

Les statuts du devis

• Le devis est en cours de réalisation et de chiffrage.

• Il pourra être envoyé au client (courrier, mail), mais la mention "Brouillon" sera inscrite en gros sur le devis. L'envoi en signature électronique ne sera pas possible tant que le devis n'est pas finalisé.

• Le devis est terminé, prêt à être envoyé au client pour acceptation et signature

• Le devis n'est pas directement modifiable. Il faudra le repasser en statut "Brouillon" pour le modifier.

• Le devis pourra être facturé, en facture d'acompte ou en facture de travaux.

• Dès que vous envoyez votre devis par mail, en signature électronique, ou après avoir validé la "Remise en main propre", le devis passe automatiquement en statut "Envoyé".

• Vous pouvez également "forcer" ce statut :

  • De la même manière, depuis la liste des devis, sans avoir besoin d'ouvrir le devis,

• Le statut "Accepté" est mis à jour automatiquement :

  • Si votre client a accepté votre demande de signature électronique,

  • Si vous facturez (acompte ou travaux).

• Sinon, vous pouvez "forcer" ce statut comme décrit pour le statut "Envoyé".

• Vous avez réalisé plusieurs versions d'un même devis (révisions de devis) ?

  • si un des devis de la série est accepté, les autres versions seront automatiquement "refusées"

• Malheureusement, si votre client à refusé votre devis, vous devrez appliqué le statut au devis, comme décrit pour le statut "Envoyé".

Ouvrir un devis existant

Il existe plusieurs manières d'ouvrir un devis :

• Depuis le champ de recherche affiché en permanence en haut de la page

  • Tapez quelques lettres du nom du client, du nom du chantier, ou du numéro du devis, et cliquez sur le résultat souhaité.

De la création à la facturation d'un devis

Les onglets

Actions

Cliquez sur les 3 petits points dans l'entête de la page

Options

Cliquez sur la roue cranté dans l'entête de la page

Imports et exports depuis le devis

Historique et Documents

Cliquez sur le bouton "Historique et documents", pour afficher l'historique du devis, et les documents liés, notamment les factures.

Prévisualiser

Cliquez sur le bouton "Prévisualiser" pour afficher votre devis au format pdf.

• La page de prévisualisation vous permettra :

  • D'envoyer le devis par mail à votre client,

  • De le télécharger au format pdf,

  • De préciser que vous l'avez remis en main propre à votre client,

Enregistrer

Cliquez sur la disquette pour enregistrer votre devis.

Finaliser

Votre devis est terminé ? Cliquez sur le bouton "Finaliser".

Un devis finalisé :

• Ne peut plus être modifié, il faudra le repasser en brouillon.

• Peut être facturé, en facture d'acompte, ou en facture de travaux.

Facturer

Votre client a accepté votre devis ? C'est le moment de le facturer.

• Choisissez la facture d'acompte si vous avez perçu un acompte AVANT de commencer les travaux.

  • La facture d'acompte est obligatoire.

• Choisissez la facture de travaux si les travaux sont en cours (1ère situation de travaux) ou si les travaux sont terminés, et facturés en une seule fois.

L'entête du devis regroupe toutes les informations relative au document, au client, et au chantier.

Afficher / Masquer l'entête.

Lorsque vous chiffrez votre devis, l'entête peut être gênante en occupant de la place à l'écran.

• Si votre devis fait plusieurs lignes, le fait de scroller vers le bas va masquer automatiquement l'entête, pour vous offrir plus de place à l'écran. En scrollant vers le haut, l'entête réapparaitra automatiquement.

• Vous pouvez choisir de masquer l'entête de manière permanente, en cliquant sur "Masquer l'entête / Afficher l'entête".

Les informations du devis

Ce cadre regroupe les informations de votre devis, dont certaines sont obligatoires (France).

Cliquez sur le petit crayon du cadre "Informations" pour ajouter ou modifier des informations.

L'objet du devis

Cliquez sur le petit crayon qui apparaît en passant sur le mot "Objet", ou sur celui du cadre "Informations". Dans les 2 cas, le formulaire information s'ouvrira et vous permettra de saisir l'objet de votre devis.

Cet espace vous permet de saisir simplement quelques mots pour présenter le devis, mais aussi un courrier, ou pourquoi pas un page de garde en le terminant par un saut de page.

Vous pourrez intégrer des photos, faire de la mise en page soignée, et utiliser des textes enregistrés pour gagner du temps.

Affecter un client au devis

Vous pouvez à tout moment créer ou affecter un client existant à votre devis.

• Recherchez un client existant, ou créez un nouveau client

Modifier les informations du client

Un client a été affecté, mais vous souhaitez apporter des modifications ?

Affecter le devis à un autre client

Vous pouvez à tout moment changer le client affecté au devis en cliquant sur "Choisir un autre client".

Comme au paragraphe précédent, vous pourrez choisir un client existant, ou en créer un nouveau.

Les informations du nouveau client seront appliquées au devis.

Attribuer un chantier au devis

Comme pour le client, vous pouvez choisir un chantier existant, ou créer un nouveau chantier qui sera automatiquement rattaché au devis.

Créer et attribuer le chantier à l'acceptation du devis

Créer et attribuer le chantier plus tard

Vous avez oublié de rattacher votre devis à un chantier ?

Vous pourrez à tout moment rattacher un devis et ses factures depuis la fiche chantier.

Le cœur de métier

Le devis est probablement le document le plus important que vous devez réaliser.

De la qualité de votre chiffrage dépendra votre chiffre d'affaires, l'anticipation de vos besoins, et surtout, la rentabilité de votre chantier et de votre entreprise.

Suivez bien toutes les étapes pour réaliser des devis organisés, détaillés, et bien chiffrés.

Recherche avancée

Dupliquer une ligne, un titre, un sous-titre

Sélectionnez la ligne, le titre ou le sous-titre, et cliquez sur le bouton de copie dans le menu de ligne

La ligne, le titre ou le sous-titre sera immédiatement copié et placé en dessous de la ligne, du titre ou du sous-titre copié.

La ligne copiée sera automatiquement sélectionnée.

Déplacer une ligne

Déplacer une ligne juste au dessus ou juste au dessous

Sélectionnez la ligne à déplacer, et utilisez les flèches qui apparaissent à gauche de la ligne pour la remonter ou la descendre.

Déplacer un titre juste avant ou juste après le titre précédent ou suivant.

• Cliquez sur la ligne de titre "Préparations", et cliquez sur la flèche "vers le haut".

• Le titre, ainsi que tout son contenu, se déplacera instantanément au dessus du titre "Peinture".

Déplacer une ligne ou un titre ailleurs dans le devis

Vous souhaitez déplacer le titre 1 à la fin du devis, ou un sous-titre dans un autre titre, ou une ligne d'un sous-titre vers un autre sous-titre, après l'avoir dupliquée (copiée) par exemple.

Sélectionnez la ligne à déplacer, et cliquez sur le bouton de déplacement dans le menu de ligne.

Le logiciel vous demande où vous souhaitez déplacer la ligne.

Sélectionnez la ligne, le titre ou le sous-titre de destination, et choisissez de déplacer la ligne avant, après, ou dans la section choisie.

Composition de l'ouvrage

C'est ce qui va vous permettre de chiffrer de manière précise chaque ligne de votre devis, et proposer à vos clients "le juste prix" qui permettra de remporter les marchés.

Ce point mérite une page dédiée :

Minute de calcul

Enregistrer l'ouvrage

Prix fixe

Réinitialiser la ligne

Effacer la ligne

Le menu de ligne

Ligne d'ouvrage ou d'élément

La numérotation des lignes

La première colonne du devis affiche les numéros de lignes, en commençant par le numéro 1.

• Je réponds à un marché, et je dois commencer mon devis par le numéro 4

  • Modifiez le numéro de la première ligne en saisissant 4. La numérotation du devis se mettra à jour automatiquement.

• Et si la numérotation du marché commence par une lettre, "a" par exemple.

  • Pas de problèmes, saisissez "a" à la place de "1", la numérotation du devis deviendra a,b,c, ....

  • Vous pouvez ensuite modifier le numéro du premier sous-titre, en saisisant "a.a" à la place de "a.1", tout suivra automatiquement.

• Je ne veux pas de numérotation sur mes lignes.

  • Le plus simple sera de personnaliser vos modèles de devis et facture, en retirant la colonne de numérotation des lignes.

  • Ainsi, peu importe la numérotation pendant la saisie de votre devis, elle n'apparaitra pas pour votre client.

• Je veux numéroter "manuellement"

  • Aucun numéro ne sera appliqué aux nouvelles lignes.

  • Cette option concerne uniquement le document sur lequel vous travaillez, les autres devis, et les nouveaux devis, restent en numérotation automatique par défaut.

Contenu d'une ligne de titre ou de sous-titre

Numéro de ligne

Cliquez ici.

Désignation

• Saisissez le texte de votre titre ou sous-titre.

• La mise en forme des titres et sous-titres pourra être modifiée dans vos modèles de devis.

Quantité

Pourquoi saisir une quantité dans un titre ?

• Cas d'usage : Vous devez chiffrer la rénovation de 15 chambres identiques dans un hôtel.

  • Créer un titre "Rénovation de 15 chambres", et passez la quantité du titre à 15 (1)

  • Puis chiffrez dans ce titre la rénovation d'une seule chambre.

  • Votre client connaitra le prix de rénovation d'une chambre (2), et le devis calculera bien le prix pour les 15 chambres (3).

Unité et prix unitaire

Il n'est pas possible de saisir ces informations dans un titre ou un sous-titre, ce n'est pas une ligne de chiffrage, mais uniquement de regroupement.

TVA

ProGBat permet d'utiliser plusieurs taux de TVA dans un même devis.

En appliquant un taux de TVA à un titre ou un sous-titre, toutes les lignes contenues dans ce titre héritent de ce taux, y compris les lignes nouvelles que vous ajouterez.

Cliquez sur le petit crayon dans la colonne "TVA", et choisissez le taux à appliquer.

Contenu d'une ligne de commentaire

Numéro de ligne

Une ligne de commentaire ne contient pas de numéro de ligne.

Désignation

La ligne de commentaire contient uniquement un texte.

Vous pouvez saisir simplement votre texte, et bénéficier de nombreux outils de mise en forme (Gras, italique, taille et couleur des caractères, tableaux, etc...).

Tapez quelques lettres, pour rechercher un texte enregistré dans votre bibliothèque de textes.

Cette fonction est très utile pour récupérer automatiquement un texte qui revient souvent, comme la gestion des déchets, sans avoir à le ressaisir à chaque devis.

Contenu d'une ligne d'ouvrage ou d'élément

Numéro de ligne

Cliquez ici.

Désignation

Lorsque vous ajoutez une nouvelle ligne de vente à votre devis, elle est par défaut de type "Ouvrage"

La suite de la documentation traitera de la ligne de type "Ouvrage", car c'est la plus complète, mais le concept est exactement le même pour les lignes de type "Elément".

Choisir le bon type de vente permettra une recherche dans la bonne bibliothèque, pour simplifier et automatiser votre saisie. Comptablement, vous pourrez distinguer les différents type de ventes réalisés si vous utilisez les exports ou les connecteurs comptables.

Vous pouvez modifier le type de vente en cliquant sur le bouton "Ouvrage" en bout de ligne.

J'ai compris les différents types de ligne, je passe à la suite de l'article

Les différents types de ventes

• Ouvrage (bilbliothèque ouvrage)

  • C'est le type "par défaut", le plus fréquemment utilisé. Il comprend à la fois les matériaux que vous allez utiliser, et la main d'oeuvre pour le réaliser.

  • Exemple : "Fourniture et mise en œuvre d'une cloison…", "Mise en peinture d'un plafond…", "Fourniture et pose d'un WC suspendu", …

• Fourniture (bilbliothèque élément)

  • Exemple : "Fourniture seule d'une cabine de douche, hors pose et mise en service", …

• Main d'œuvre (bilbliothèque élément)

  • Si vous souhaitez facturer uniquement de la main d'oeuvre.

  • Exemple : "Mise à disposition de main d'oeuvre spécialisée…", ...

• Sous-traitance (bilbliothèque élément)

  • Si vous vendez à votre client une prestation achetée chez un sous-traitant, pour des prestations spécialisées par exemple.

Vous pouvez saisir simplement votre texte, et bénéficier de nombreux outils de mise en forme (Gras, italique, taille et couleur des caractères, tableaux, etc...).

Tapez quelques lettres, pour rechercher un ouvrage enregistré dans votre bibliothèque, selon le type de prestation choisi ci-dessus.

Sélectionnez l'ouvrage ou l'élément souhaité, il sera immédiatement ajouté dans la ligne.

Quantité

Tapez ici la quantité souhaitée :

• Utilisez ou créez des modèles de calculs, aussi appelés "minutes de calcul", offrant des possibilités très avancées, et permettant de conserver les opérations réalisées pour obtenir la quantité saisie dans le devis.

Unité

Choisissez l'unité souhaitée dans la liste proposée, ou saisissez une nouvelle unité.

Prix unitaire hors taxes

Saisissez ou modifiez ici le prix de vente unitaire de l'ouvrage ou de l'élément.

Total H.T

Ce champ n'est pas modifiable, c'est le résultat du calcul de la quantité * prix unitaire.

TVA

ProGBat permet d'utiliser plusieurs taux de TVA dans un même devis.

• Cliquez sur le taux de TVA de la ligne.

• Choisissez le taux à appliquer.